商务函电
第一讲
课程简介
本课程是,是一门将英语与外贸业务相结 合的课程。通过介绍外贸实务中各种英文业务 函件,电传和传真以及其它方式的写作格式, 商业术语和各种不同的表达方法,并通过介绍 对外贸易各环节的具体做法,使学生在提高英 语水平的同时,熟练掌握对外贸易业务中常用 的基本术语及表达技能,培养和提高他们的外 贸业务工作能力
? 本课程的目的是学习外贸业务书信的标准格式, 了解通过哪些途径来发展新客户,开拓新市场, 如何进行询购某商品,怎样报盘和还盘,怎样灵 活运用付款方式,如何做到重合同守信用,怎样 去审查信用证,做到不出差错,在理赔和索赔中 做到有理有利有节;学会拟写信函和电传传真的 写作技巧。
? 学习内容: 本课程主要学习信例,大量学习外贸实务 基本环节中有代表性的信例。外贸实务基 本环节有:建立业务关系和资信调查、询 盘、报盘和报价、还盘、订单,履行订单、 支付、包装和运输、信用证的修改和展期、 索赔和解决索赔等。
? 学习方法:
《商务函电》是一门实践操作性很强的课程。也就是说, 要达到正确拟写外贸业务信函的目的,仅有理论是远远不 够的,学员必须学习大量外贸实务中有一定代表性的信函, 深入体会何为七个“C’S”写作的基础理论知识,更重要的 是通过学习信例,熟悉大量外贸业务中各个环节中常用语, 包括词汇、短语、句型以及习惯表达方式等等,再通过一 定量的练习,对常用语进行操练运用,从而达到掌握并熟 练使用的目的。
Unit 1 Business Letter Writing

  1)信头(letterhead)
1 Structure
---
  2)编号,日期
  3)封内名称和地址 (inside address) (reference and date)
  4)经办人(attention)
  5)称呼(salutation)
  6)事由(标题)(subject)
  7)正文(body)
  8)结尾敬词(complimentary)
  9)签名(signature)
  10)附件 (enclosure)
  11)抄送(cc to XX)
  12)附言(postscript)

  1)Letterhead
? 外贸商号的信笺,一般都印有信头,包括 发信人的姓名、地址、电话号码、传真号、 及E-mail等,有些会将经营项目 ,注册商 标和公司董事、经理等姓名一并印在信头 上。如需打印,则信头位于信笺上中央或 右上方。

  2)Reference and Date
? 参考号:为便于存档与查阅,可以为信编写参考 Our ref: 号,为避免混淆,最好标明Your ref: 打印日期注意事项: A. 年份应完全写出,不能用(
  94)代替(19
  94) (
  94) (19
  94) B. 月份要写英文名称,不能用数字来代替,但可 以用缩写。 C. 日期最好用基数字。

  3)Inside name and Address
? 受信人的姓名和地址一般是列在信笺的左上方,沿左页边 线写起。封内地址与信封地址写法相同。信内把收信人名 称地址写明对工作有便利。对发信人而言,便利有二:一 是发信时可与信封地址相互对照,避免放入信封时发生差 误;二是发信后便于准确归档,便于以后查找。对收信人 而言,便利也有二:一是收信人读信时,如发现信封名称 地址与封内名称地址不符,可以知道是放入信封时发生错 误,将信返回;二是收信后如信封与信函分离原信仍能保 持完整,便于查阅。(例见教材)

  4)Attention Line
? 如需注明对方经办人,希望收信商号将信 迅速交经办人办理,可以在封内地址下面 加Attention 或Attention of 例1 Richard Thomas & Baldwins Ltd., 151 Gower Street London,SC7 6DY,England Attention Mr.Cave or Attention of Purchasing Manager

  5)The Salutation
? 这是写信人对受信人的一种称呼,其位置 是在封内地址的下面空两行,目前外贸书 信中一般通用的称呼语有: Dear sir , Dear Madam, Dear sirs,Dear Mesdames, Gentlemen(不能用单数),Dear Mr.xxx 称呼后面的的标点,一般使用逗号或分号, 美加来信中Gentlemen后用冒号:

  6)Subject Line or Caption Line
? 事由写在称呼语下面两行,一般是在信笺 中间位置,事由要简单扼要,说明商品名 称,数量,信用证或合同号等即可。

  7)Body of the Letter
? 这是书信的主体,表达发信人的意见。在 信的开头有开头语(Opening Sentences),自 成一节,在习惯上是用客套语先将收到对 方的来信的日期、编号或查号、主题及简 单内容加以综合叙述,使对方一目了然这 封信是答复哪一封去信的。如果是第一次 通信也可以利用开头语作必要的自我介绍。
? 在信的结尾一般有结尾语(The closing Sentences), 一般用来总结本文所谈的事项, 提示对受信人的要求,如希望来函或电报 订货、答复询问或作必要的声明等。另起 一段。如 We hope to receive your early reply.

  8)Complimentary Close
? 结束语是一种客套用语它应与前面的称呼 相呼应,后面加逗号。如: ? Dear Sir(s), Yours faithfully,or Faithfully yours, ? Gentlemen: Truly yours,or Yours trully, ? Dear Mrxx, Yours sincerely or Sincerely yours,

  9)The Signature
? 结束语的下面,应将行号的名称用大写打 出,必须由负责人签名,签名的下面为使 对方了解签名人的姓名、职位,可以打字 注明。例见教材 ? 外国函件都必须由负责亲笔签名,用橡皮 戳说明该信并非本人亲自过目,只是通函, 不为人重视。

  10)Enclosure
? 如信中有附件时,应在签名下注明Encl.或 Enc.如附件不止一件应注明2 Encls or 3 Encls,或详细列明如下: ? Encls: 2 Invoices ? Enc: 1 B/L 1 Photo 1 Certificate

  11)The Carbon Copy Notation
? 如果函件要抄送其他有关单位,同时使对 方也知道已抄送其他单位,可在信件最后 的左下角注明“CC to xxx” or “CC xxx”

  12)Postscript
? 信写完后,如果想起还有要紧的要说,可 以在信末加P.S. 引出补叙的话,然后由发 信人签署本人简笔签名(本人姓名的第一个 字母)。

  2.Writing Principles of business Letters 7 “C”
  1) Courtesy 礼貌 语言要有礼且谦虚,及时地回信也是礼貌的 表现。
  2) Consideration 体谅 写信时要处处从对方的角度去考虑有什么需 求,而不是从自身出发,语气上更尊重对 方。
?
  3) Completeness 完整 一封商业信函应概况了各项必需的事项,如邀请 信应说明时间、地点等,确忌寄出含糊不清的信 件。 ?
  4) Clarity 清楚 意思表达明确,要注意: (一)避免用词错误: (二)注意词语所放的位置: (三)注意句子的结构:
?
  5)Conciseness 简洁 Conciseness (一)避免废话连篇 (二)避免不必要的重复 (三)短句、单词的运用
  6)Concreteness 具体 Concreteness
  7)Correctness 正确
东南大学远程教育
外贸函电
第三讲 主讲教师: 主讲教师:任凤慧
3 Form
?
  1) Full Block Form 完全平头式:凡是用打字机打上去的每一 行字,包括日期、封内地址、事由和结尾 礼词。都是从左边的空白边缘打起。
?
  2)Modified Block Form 改良平头式:这种格式,除日期,结尾礼 词和签名部分外,其他部分每行开头都与 左边空白看齐。
?
  3)Modified Block Form with Indented Style 混合式:封内地址及其他需要分行的部分, 采用平头式,而第一段开始一行采用缩行 式。两种格式的混合采用所以称之为混合 式。
?
  4) Simplified Form 简单式:与平头式相仿,但省略部分内容, 如称呼、结尾礼词等。
4 Addressing Envelopes
Return Address
Stamp
Address
Remarks
? Remarks:
  1.Private 私人信
  2.Confidential 机密信
  3.Registered 挂号邮件
  4.Express 快递邮件
  5.Ordinary Mail 平信
  6.Immediate(Urgent) 急件
  7.Printed Matter 印刷品
  8.Sample 样品
 

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