Essentials and Forms of Business Letter-writing
商业信函的组成部分和格式 (本部分3课时,包括讲授和课堂练习)
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  1.China National Cereals, Oils and Foodstuffs Imp & Exp Corp.
8 Jianguomen Nei Dajie Beijing 10005, China Telephone: 86-10-6526-8888 Fax: 86-10-6527-6028 E-mail: carl@cofco.com.cn

  10.Our Ref.
Your Ref.

  2.Date: 15th November, 20-
  3.Messrs H. Ronald & Co.
556 Eastcheap London, E.C. 3, England

  8.Attention: Import Dept.
  4.Dear Sirs,
  9.Aquatic Products
  5.We thank you for your enquiry of 5 November.
信函组成 部分示例
In compliance with your request, we are sending you herewith a copy of our illustrated catalogue and a quotation sheet for your reference. All prices are subject to our confirmation for our aquatic products have been selling well this season. Therefore, we would suggest that you advise us by a fax in case of interest. We await your early favorable reply.

  6.Yours truly,
  7. China National Cereals, Oils and Foodstuffs Imp & Exp Corp.
Sig. (Manager)

  10.QS/AN
  11.Enclosures
  12.cc our Shanghai Branch Office
  13.P.S. We require payment by L/C for a total value not exceeding USD50,0
  00.
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组成部分分项示例

  1. China National Cereals, Oils & Foodstuffs Imp & Exp Corp. 8 Jianguomen Nei Dajie Beijing 10005, China 信头 Telephone: 86-10-6526-8888 Fax: 86-10-6527-6028 E-mail: carl@cofco.com.cn Our Ref. Your Ref.
  2. Date: 15th November, 20--
日期
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  3.Messrs H. Ronald & Co. 556 Eastcheap London, E.C. 3, England
收信人名称和地 址
称呼
  4.Dear Sirs, 事由

  8.Attention: Import Dept. 具体收信人

  9.Aquatic Products
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  5. We thank you for your enquiry of 5 November. In compliance with your request, we are sending you herewith a copy of our illustrated catalogue and a quotation sheet for your reference. All prices are subject to our confirmation for our aquatic products have been selling well this season. Therefore, we would suggest that you advise us by a fax in case of interest. We await your early favorable reply.
  6. Yours truly, 结尾敬语
  7. China National Cereals, Oils and Foodstuffs Imp & Exp Corp. Sig. 落款 (Manager)
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信文
案号
  10. QS/AN 附件
  11. Enclosures 抄送
  12. cc our Shanghai Branch Office
  13. P.S. We require payment by L/C for a total value not exceeding USD50,0
  00. 附言
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Parts of a Business Letter 信件组成部分
Essential Parts 必要部分

  1. The letterhead 信头
  2. The date line 日期
  3. The inside name and address 收信人名称地址
  4. The salutation 称呼
  5. The body of the letter 信文
  6. The complimentary close 结尾敬语
  7. The signature 落款
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Optional Parts 附加部分

  8. The attention line
  9. The subject line
  10. The reference notation
  11. The enclosure
  12. The carbon copy notation
  13. The postscript 具体收信人 事由 案号 附件 抄送 附言
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Layout of a Business Letter 商业信函的格式 Three major forms

  1. Indented Form 缩格式
  2. Blocked Form 齐头式
  3. Modified Blocked Form 改良齐头式
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缩格式示例
S t G a n g s g a ta n 1 4 3 S to c k h o lm , 1 0 5 4 5 S w e d e n Te le x : 5 3 8 9 2 S H E L E C S S Te l: 4 6 -8 -7 3 8 -6 0 0 0 F a x : 4 6 -8 -7 3 8 -6 0 1 6 E - m a il: h w le e @ e le c tr o lu x .c o m O u r R e f e r e n c e N o . H /W ? T 0 0 8 Yo u r R e fe re n c e N o .
M e s s r s . W il lia m & W a r n e r 1 0 5 R o ll e r R o a d S y d n e y, A u s tr a l ia A tte n ti o n : M r. D o n n a s o n , M a r k e ti n g D e p t. D e a r S ir,
具体收信人 和事由居中
D a t e : 3 0 th M a r c h , 2 0 - -
日期靠右
段首缩格
R e : S h ip p i n g A d v ic e o f F r e e z e r s W ith r e f e r e n c e to y o u r o r d e r N o . F 2 5 6 o f F e b r u a r y 5 f o r 1 ,0 0 0 s e ts o f F r e e z e r s , w e ’ r e p le a s e d to in f o r m y o u th a t th e g o o d s h a v e b e e n lo a d e d o n b o a r d th e s / s “ P e a c e ” , w h ic h is s a i li n g f o r y o u r p o r t o n A p r il 1 s t. W e ’ v e s e n t a te le x to th e a b o v e e ff e c t th is m o r n i n g . P le a s e in s u r e th e g o o d s a s c o n tr a c te d a n d m a k e p r e p a r a ti o n f o r t a k in g th e d e liv e r y. W e a r e n o w m a k i n g o u t th e n e c e s s a r y d o c u m e n t s f o r n e g o tia tio n . W e a s s u r e y o u th a t o u r g o o d s w i ll b e f o u n d s a tis f a c to r y u p o n a r r i v a l a t y o u r p o r t. W e a ls o h o p e t h a t w e c a n c lo s e m o r e b u s i n e s s w i th y o u in th e f u tu r e .
Y o u r s f a it h f u lly, T h e E le c tro lu x C o rp .
H o ris D e W o lley
结尾敬语和 落款偏右
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H o r is D e W o lle y (M a n a g e r)
齐头式示例
1 J & J P la z a N e w B ru n s w ic k , N J 0 8 9 3 3 3 U .S .A . Te l: 7 3 2 -5 2 4 -0 4 0 0 Fa x : 7 3 2 -5 2 5 - 0 6 2 2 E -m a il: c a rr ie @ jn j.c o m
D a te : 2 2 n d Ju ly, 2 0 -S o ft H e a lth C a r e P r o d u c t C o rp . R o o m 2 3 0 1 Y ili B L D , 3 5 N a n jin g R o a d , S h a n g h a i, C h in a
除信头外全 部左对齐
段落之间用 空格
A tten tio n : M r. W a n g , Im p o rt D e p t. D e ar S ir, R e: SH A M PO O W e ’v e re ce iv e d y o u r lette r o f Ju ly 1 0 th en q u irin g a b o u t o u r JO H N S O N 'S ? B a b y S h a m p o o W ith N atu ra l L av en d e r, b u t u n fo rtu n a te ly, th e sto c k o f th is p ro d u ct is ru n n in g lo w d u e to th e h e a v y d em a n d . B u t w e w ill in fo rm y o u as so o n a s th e n e w su p p lies c o m e u p . W e se ll a w id e v a riety o f B ab y ’s S h a m p o o . A ll o f th e m are m a d e o f th e N O M O R E T E A R S fo rm u la . F o r y o u r re fe re n c e, w e en c lo se an illu stra ted ca ta lo g u e o f o u r sh a m p o o s a n d w e h o p e y o u w ill fin d it in te re stin g . W e h o p e th at w e c an clo se b u sin e ss to o u r m u tu a l ad v a n ta g e in th e fu tu re. Yo u rs fa ith fu lly, Jo h n so n & Jo h n so n
D oris F ergoson
D o ris F e rg o so n (M an a g er)
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改良齐头式示例
S A M S U N G E L E C T R O N IC S
3 1 0 Ta e p y u n g -ro 2 -g a , C h u n g -g u S e o u l, 1 0 0 -1 0 2 , K o re a T e l: 8 2 -2 -3 7 0 6 -1 1 1 4 O u r R e fe re n c e N o . O D L -11 E -m a il: q s l@ s a m s u n g c o r p .c o m Yo u r R e fe re n c e N o . D a te : 2 3 r d D e c e m b e r, 2 0 - S h a n d o n g S c ie n c e & T e c h n o lo g y C o . L td . 2 1 /F B rig h t P la z a 1 3 8 J in n i R o a d , J in a n S h a n d o n g , C h in a A t t e n t i o n : M r. Z h o u J u n , I m p o r t D e p t . D e a r S i r,
案号和日期 靠右
R e : O u r O ffe r fo r P D A T y p e III-H
T h a n k y o u fo r y o u r in te re s t in o u r la te s t P e rs o n a l D ig ita l A s s is ta n t T y p e III-H .
A s re q u e s te d , w e o ffe r y o u 5 0 0 s e ts o f P D A a t U S D 1 4 0 p e r s e t F O B In c h o n fo r s h ip m e n t in F e b ru a ry, 2 0 --. W e re q u ire p a y m e n t b y L /C .
B e c a u s e th e re is a n in c re a s in g d e m a n d fo r th is p ro d u c t, o u r p ric e is n o n -n e g o tia b le . W e lo o k fo rw a rd to y o u r re p ly.
Y o u rs tru ly,
落款偏右
S a m s u n g E le c tro n ic s
L a v is K im
L a v is K im (M a n a g e r)
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各部分写法
信头和收信人名称、地址 英语:名称在上,地址在下 地址先小后大 中文:名称在上,地址在下 地址先大后小
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名称、地址
A UK address:
公司名称
Air Environmental Mechanical Equipment Limited
门牌号 2076 West Main Street Devon, EX14 0RA U.K. 国家
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街道 邮编(在国 邮编 在国 家之前) 家之前
城市
中文名称、地址举例
单位名称
山东外贸职业学院
中国山东省青岛市江西路62号
地址: 地址 由大到小
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中国地址名称用英文写
单位名称
Sinochem Jiangsu Import and Export Corporation
街道 大楼名称 Jiangsu International Business Mansion, 50 Zhonghua Road, Nanjing 门牌号 城市 210001, P.R. China 邮编(在 邮编 在 国家之前) 国家之前
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国家
中国地名的翻译规范
? 用汉语拼音直译; ? 一个地名只大写第一个字母 例如:“山东青岛” Qingdao, Shandong Qing Dao, Shan Dong ? 可用缩写: Rd. = Road, Fl. = Floor, Ave = Avenue
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?
日期
位置: 美式:在信头和收信人名称地址之间 英式:通常在收信人名称地址之下 均可以齐头,也可以靠右 写法: 美式:月-日-年 英式:日-月-年
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美式日期举例
信头
Interstate Products, Inc. 511 Interstate Court Sarasota, FL 34240 USA
日期
Date: April 4, 20--
Shandong Foreign Trade (Holdings) Corporation Limited 51,TAIPING ROAD QINGDAO, 266001 CHINA
收信人名称地址
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英式日期举例
信头
OFFICE SYSTEMS PTY. LTD. 124 Oak Street Chatswood England Aqueous Technologies 291 Caxton Street Sante Fe U.S.A 18 November, 20-Dear Sir or Madam, Tel (61-
  2)419 3209 Fax (61-
  2)419 4011 E-mail info@os.com.uk
收信人名称地址 日期 称呼
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日期写法注意事项
? 月份最好用文字,如:

  1.
  2.
  3.
  4.
  5.
  6.
2nd May, 20-主意标点符号! 主意标点符号! 2 May, 20-September 21st, 20-September 21, 20-25 Aug. 20-Oct. 10, 20-11/12/20-山东外贸职业学院 陈祥国
? 避免月份用数字,如
称呼
? 位置: Gentlemen后 后 必须齐头 用冒号 ? 正规场合下常用: 对男士:Dear Sir, 或Dear Sirs,或Gentlemen: 对女士:Dear Madam, 或Dear Mesdames, ? 建议使用:
词首字母全大写, 词首字母全大写,用 逗号或不用标点符号
Dear Mr. Johnson, 或 Dear Jack,
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结尾敬语
? 位置: 齐头式靠左对齐,缩格式偏右 ? 正规场合下常用: 第二个单词小写, 第二个单词小写,
  1.Yours faithfully, 结尾用逗号或不用
  2.Yours truly, 标点符号
  3.Faithfully yours,
  4.Truly yours, ? 建议使用:
Yours sincerely, 或 Sincerely yours,
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称呼与结尾敬语的对应关系
Salutation Dear Sir(s) Dear Sir or Madam (Mmes) Gentlemen Ladies/Gentlemen Close Yours faithfully Faithfully yours Yours (very) truly Very truly yours Yours sincerely/ Sincerely Dear Mr. Malone Best wishes (U.K.) Best regards/ Regards (U.S.) Occasion Standard and formal closure
Used by Americans
Less formal and between persons known to each other
建议使用
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落款
结尾敬语 手写签名
Yours faithfully,
Yours faithfully,
Ciba-Geigy Chemicals Co. Pam Lotis Pam Lotis Pam Lotis Inspection coordinator Pam Lotis Inspection coordinator
For Ciba-Geigy Chemicals Co.
Yours faithfully, L. Van Linde L. Van Linde
Manager, QAD Software Co.
打印签名 职务 公司名称
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具体收信人
? 位置:
  1. 收信人名称地址之下
  2. 齐头式靠左,缩格式居中
  3. 要加下划线 ? 表示的是承办本信件的具体个人或部门
  1. Attention: Mr. H. A. Donnan, Export Manager
  2. Attention of Mr. Cave
  3. To the attention of Mr. Liu Ming
  4. ATTN: Mr. Iverson
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事由
? 位置:
  1.称呼和正文之间
  2.齐头式靠左,缩格式居中
  3.要加下划线 ? 表示的是该信函的主题

  1. Re: Your Order No.463
  2. Subject: SHEEP WOOL
  3. Contract No. 8904
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附件
? 位置: 落款之下,左对齐 ? 说明该信件有附件
  1. Enclosure
  2. Enc.
  3. Encl. As Stated
  4. Enclosure: Brochure
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Carbon copy,收信 收信 人知道被抄送
抄送
? 位置: 附件之下,左对齐 ? 表示该信件同时抄送给他人
  1. 明抄:cc Marketing Department
  2. 暗抄:bcc Mr. Simpson
Blind carbon copy,收信人不知 收信人不知 道被抄送, 道被抄送,只出 现在发给被抄送 人的信件里
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Envelope Addressing
信封格式
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写信人在上,收信人在下
信封格式不一, 根据收信人名称地址的写法 通常分两种格式: 缩格式:收信人名称地址逐行右缩 齐头式:收信人名称地址左端对齐
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缩格式举例
MESSRS WILLIAM & SONS
写信人名称地 址
stamp
76 Lancaster House Manchester, England Mr. Wang Kai-ming
收信人名称地 址:逐行右缩
CHINA NATIONAL TRANSPORT CO. 120 Nanjing Road Shanghai, China
Registered
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齐头式举例
CHINA NATIONAL CEREALS, OILS AND FOODSTUFFS IMP & EXP CORP. 11th Floor, Jingxin Bldg. 2A Dong San Huan Beilu Beijing, People’s Republic of China
写信人名称地 址
stamp
收信人名称地 址:左端对齐
EL MAR PACKING COMPANY 12 MAIN STREET, FRESNO CALIFORNia, USA
Confidential
 

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