英文书信的格式概述
英文书信的格式概述

  1、信头(Heading) 、信头( ) 指发信人的姓名(单位名称) 、地址和日期,一般写在信纸的右上角。一般公函 或商业信函的信纸上都印有单位或公司的名称、地址、电话号码等,因此就只需 在信头下面的右边写上写信日期就可以了。 英文地址的写法与中文完全不同,地址的名称按从小到大的顺序:第一行写门牌 号码和街名;第二行写县、市、省、州、邮编、国名;然后再写日期。标点符号 一般在每一行的末尾都不用,但在每一行的之间,该用的还要用,例如在写日期 的时候。 日期的写法, 1997 年 7 月 30 日, 如 英文为: July
  30, (最为普遍) July 30th, 1997 ; 19
  97;30th July,1997 等。1997 不可写成
  97。

  2、信内地址(Inside Address) 、信内地址( ) 在一般的社交信中,信内收信人的地址通常省略,但是在公务信函中不能。将收 信人的姓名、地址等写在信头日期下方的左角上,要求与对信头的要求一样,不 必再写日期。

  3、称呼(Salutation) 、 称呼( ) 是写信人对收信人的称呼用语。位置在信内地址下方一、二行的地方,从该行的 顶格写起,在称呼后面一般用逗号(英国式) ,也可以用冒号(美国式) 。 (
  1)写给亲人、亲戚和关系密切的朋友时,用 Dear 或 My dear 再加上表示亲属 关系的称呼或直称其名 (这里指名字, 不是姓氏) 例如: dear father, 。 My Dear Tom 等。 (
  2)写给公务上的信函用 Dear Madam,Dear Sir 或 Gentleman(Gentlemen) 。 注意:Dear 纯属公务上往来的客气形式。Gentlemen 总是以复数形式出现,前不 加 Dear,是 Dear Sir 的复数形式。

  3)写给收信人的信,也可用头衔、职位、职称、学位等再加姓氏或姓氏和名 字。例如:Dear Prof. Tim Scales, Dear Dr.John Smith。

  4、正文(Body of the Letter) 、正文( ) 位置在下面称呼语隔一行, 是信的核心部分。 因此要求正文层次分明、 简单易懂。 和中文信不同的是,正文中一般不用 Hello! (你好! ) 正文有缩进式和齐头式两种。每段书信第一行的第一个字母稍微向右缩进些,通 常以五个字母为宜,每段第二行从左面顶格写起,这就是缩进式。 但美国人写信各段落往往不用缩进式,用齐头式,即每一行都从左面顶格写起。 商务信件大都采用齐头式的写法。

  5、结束语(Complimentary Close) 、结束语( ) 在正文下面的一、二行处,从信纸的中间偏右处开始,第一个词开头要大写,句 末用逗号。不同的对象,结束语的写法也不同。 (
  1)写给家人、亲戚,用 Your loving grandfather,Lovingly yours,Lovingly 等; (
  2)写给熟人、朋友,用 Yours cordially,Yours affectionately 等; (
  3) 写业务信函用 Truely yours (Yours truely) Faithfully yours , (Yours faithfully) 等; (
  4)对上级、长辈用 Yours obediently(Obediently yours) ,Yours respectfully (Respectfully yours)等。

  6、签名(Signature) 、签名( ) 低于结束语一至二行,从信纸中间偏右的地方开始,在结束语的正下方,在签完 名字的下面还要有用打字机打出的名字,以便识别。职务、职称可打在名字的下 面。当然,写给亲朋好友的信,就不必再打了。

  7、附言(Postscript) 、附言( ) 一封信写完了, 突然又想起遗漏的事情, 这时用 P.S.表示, 再写上遗漏的话即可, 要长话短说。通常在信末签名下面几行的左方,应于正文齐头。
注意:在正式的信函中,应避免使用附言。

  8、附件(Enclosure) 、附件( ) 信件如果有附件,可在信纸的左下角,注上 Encl:或 Enc: ,例如:Encl:2 photos (内附两张照片) 。如果福建附件不止一项,应写成 Encl:或 Encs。 我们有时可看到在称呼与正文之间有 Re:或 Subject: (事由)字样。一般在信 纸的中间,也可与“称呼”对齐。还应在底下加横线,以引起读信人的注意,使收 信人便于在读信之前就可了解信中的主要内容。事由一般在公务信函中使用,也 可以省略。
 

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