申孑商务
(1)结构方面,尽量使用短段落分段
商务英语电乎邮件写作
簸李力超
[摘
的格式使文章条理清晰,看起来更容易I里
解。必要时使用主题句,因为主题句的使 用可以使邮件内容更加一目了然,否则,
燕山大学外语学院
如果一篇较长的电子邮件通篇只有一个段 落,即使用词简洁.准确.也会让读者产 生厌倦,不愿读下去。 (2)词汇方面,用词要肯定准确.切忌使 用语义模糊、模棱两可的词或词组,
例1 例2
The figures show

要]本文简要介绍了商务英语电子邮件的格式,提出了邮件正文写作应该遵
循的五C原则.即Correctness(准确)、Conciseness(简洁J、Complete(完整)、Clarity(清晰) 和Courtesy(礼貌)原则。 [关键词J商务英语 电子邮件格式五C原则 仅电子邮件的英语语法、标点符号和拼写 要做到准确无误.电子邮件内容还要叙述
准确.以免引起误会纠纷。
以免产
生歧义,造成误解.延误商务沟通和贸易。
significant
increase.
商务英语电子邮件以其方便快捷.在
现代商务活动中起着重要作用。商务往来
We WlIl deliver your goods
soon.
中的电子邮件代表着公司的形象,显示着
公司的水平和实力,直接影响到客户对公 司的评估。所以.商务电子邮件的写作在业 务往来中占据着举足轻重的地位。据调查。
2简洁原则
简洁原则是商务英语写作最重要的原
例1中”SIgnlflcant“一词意为“明显 的、不小的”.语义模糊,故可以用具体数 字替换。例2中“soon”表示“不久、很快”, 语义不明确,没有指出具体的供货时间,
可改为具体的年月日。 5礼貌原则
则.指在不影响完整性和礼貌性的前提
下,尽量使用简单句子和简短词语。一封
约有88%的互联网用户使用电子邮件而 在商务领域中约有90%的员工通过电子邮 件的形式来联系公务,随着全球经济一体 化的发展.商务英语电子邮件的写作越来
越受到重视.本文将着重探讨商务英语电 子邮件写作的格式和应遵循的相关原则。
拖沓冗长、措词复杂的电子邮件既浪费写 作者的时间.也会给阅读者带来不必要的 麻烦.故商务英语电子邮件应以简明扼要
为第一要务。
商务英语电子邮件应遵循措词婉转、
礼貌的原则。鉴于电子邮件直接影响到整
个交易的成败.买卖双方应十分注意措辞方 式.要婉转,礼貌,使对方容易接受。在写
作电子邮件时,可以通过使用虚拟语气、委
在具体写作中,商务英语电子邮件呈
现出的句法特征是句子结构简单明了,有
一、商务英语电子邮件的格式 常见的商务英语电子邮件包括以下五 部分①写信人Email地址、收信人Email地 址、抄送收信人Emafl地址.密送收信人Email 地址,②标题(Subject)。⑨称呼(Salutation)、
开头(BegInni ng).正文(Body)、结尾句 (Ending)。④礼貌结束语(Compf imenta
ry
大量省略句和不完整句。其词汇特征是用 语简洁,语言简明扼要。 另外,为了节约时间和空间,电子邮
件中可使用缩略语.如u表示you,PIs表示 please,Info表示information,Qty表示quantity. P、C表示plece.L、、C表示Letter 用证).FOB表示Free 例1
covers on
婉语气等方法迂回地表达观点,提出要求。
例1 could
prICe
If
tt

is
not
for
the
our
larger orders
regular
we
receive from we that
number of
customers
even
not
have quoted
for
suppl ies
at
of
Credit(信
give
例2.1 would appreciate it if
n38
you
could
Close)。⑤写信人全名(Wnter’S FulI Name)、 写信人职务及所属部门(Writer’S Title
and
Board(离岸价格)。
tO sel
your best
quotations
for
65.000 pieces
It
is
very
difficult
manhole have the
例1中虚拟语气和例2中委婉语气的 使用,缓和了商务谈判的语气.既明确了自
己的立场,又使对方的面子免于受损.语气
Department)、地址(Address)、电话号码(Tel)、

France
This
product must
France
传真(Fax)等 其中邮件主题应体现邮件主旨.要引 人注目.意思明确,壤好为名词或动名词
短语i称呼礼貌得体,符合商务英语写作 习惯.如不知对方姓名只知头衔,可用
”Dear
qual lty
certihcate
issued in
例2 例3
Price:FOB Shanghai Hope
you
can
USD
it

96\PC
自然诚恳.礼貌得体.很容易为对方接受。
三、结语
accept
例1中的两个单句具有明显的因果关
系,但写作者并不使用表达因果关系的连
随着国际商务活动的不断扩展,商务
英语电子邮件的重要性也日益明显。同 时.电子商务的普及,往往会让写作者忽
4-Title“作为称呼.如只知对方姓 4-全名”,如邮 AII”作为邮件
接词如since.because.这种舍长句.复合句. 选短句、简单句.喜并列.弃从属的句法特 征在商务英语电子邮件写作中十分常见。
例2中缩略语的使用.例3中不完整句的
名不知性别.可用“Dear 件为一封通函.则用“Dear
视商务英语电子邮件应有的规范和格式, 难免会出现这样或那样的问题。然而准确 规范的英文邮件.不仅能反应写信人的英 语及业务水平,还可以体现写信人为人处 事的态度和风格.有助于建立良好的商务 关系.最终对达成贸易起到重要的作用。 因此,有必要熟悉商务英文电子邮件应有 的规范和格式,遵循邮件的写作原则。 参考文献: [1]刘惠华:电子邮件语言的性质和文 体[J].广东外语外贸大学学报,2004(2) [2]李俊儒:商务英语电子邮件体裁分 析[J]t外语与外语教学,2007(7) [5]何光明:商务英语电子邮件的写作 [J】.英语自学,2006(5)
称呼:正文应结构清晰.便于阅读,如正
文内容较长,可使用小标题、小段落或 利用星号
选择.反映了与普通商务信函相比,商务电 子邮件更倾向于非正式文体,更为口语化。
3完整原则
下划线及段落问空行等方式使
邮件眉目清楚.一目了然。
二、商务英语电子邮件写作应遵循的
五C原则
商务电子邮件内容应力求具体、明 确.完整,提供读者所需要的信息,尤其 像报盘、询问贸易条件等需要回函的电子 邮件,更需要清楚完整,因为只有包含具 体信息的邮件.才能达到良好的沟通效 果。邮件是否完整.可以用5W1H来检验,
即who,when,where.what.why和how。 4清晰原则
商务英语电子邮件的正文写作应该遵
循五c原则.即c
O r r ect n e s
s{准确)。
Conciseness(简洁)Complete(完整)、Clarity (清晰)和Cou rtesy(礼貌)原则。 1准确原则
由于商务英语电子邮件涉及的是商务
活动双方的权利、义务关系,其准确性对 商务管理与沟通至关重要。具体而言.不
商务英语电子邮件的写作要做到层次
清楚,用词准确。具体表现在:
《商场现代化》2008年8月(上旬刊)总第547期
万方数据
商务英语电子邮件写作
作者: 作者单位: 刊名: 英文刊名: 年,卷(期): 被引用次数: 李力超 燕山大学外语学院 商场现代化 MARKET MODERNIZATION 20
  08,""(
  22) 0次
参考文献(3条)
  1.刘惠华 电子邮件语言的性质和文体[期刊论文]-广东外语外贸大学学报 2004(
  02)
  2.李俊儒 商务英语电子邮件体裁分析[期刊论文]-外语与外语教学 2007(
  07)
  3.何光明 商务英语电子邮件的写作 2006(
  05)
相似文献(10条)
  1.期刊论文 李俊儒.Li Junru 商务英语电子邮件体裁分析 -外语与外语教学2007,""(
  7)
商务英语电子邮件的特殊交际功能决定了其体裁的特殊性.它一方面具有普通电子邮件的特点,另一方面,又具有商务英语函件的特征.本分采集了7个 主题、67份商务英语电子邮件作为数据,从两方面对其体裁特点进行分析,分析其与普通电子邮件以及与商务函件的异同.这将有助于商务英语电子邮件的 撰写和教学.

  2.期刊论文 陆浔.伍泽君 浅议商务英语信函的写作 -商情2010,""(
  11)
面对客户,同事,上司,信函,报告,电子邮件……很多初入公司的新手会讲英语,但是不知道如何写出简单、得体、有效沟通的商务文件.此篇文章主要 论述了商务英语信函的写作技巧.写作需要不断革新,适应社会、科技以及商业的发展,从而清晰、准确的写符合时代要求的信函、备忘录、报告、传真以 及电子邮件.这些技巧可以帮助我们增强个人的写作风格,避免写作障碍,消除过时的套话,运用强有力的沟通词语,创建高效的信函、备忘录、报告、传真 等.

  3.期刊论文 余善同 商务英语在电子邮件中的应用 -科海故事博览?科教创新2009,""(
  3)
本文以语言学理论为依据,通过分析合作原则和礼貌原则在商务英语电子邮件中的应用,探讨了商务英语电子邮件的基本写作原则--合作原则和礼貌 原则,为商务英语电子邮件写作提供参考.

  4.学位论文 黄琼 英语商务电子邮件中请求行为的顺应性研究 2008
请求话语作为指令性言语行为的一种最常见、最基本的语言实现模式,一直以来受到广大研究者的重视。本文以英语商务电子邮件中的请求言语行为 作为研究对象,收集了从2005年5月到2007年10月间往来于三名中国销售人员及8位国外客户的商务电子邮件200封,并从中选取了164封进行分析。数据统 计结果显示,指令性言语行为是英语商务电子邮件中最常用的一种言语行为。 本研究综合运用Searle (19
  69)的言语行为理论及Verschueren(19
  99)的顺应理论对英语商务电子邮件中的请求言语行为进行了描述性和解释性剖析 ,并借鉴Blum-Kulka等人(19
  84)在CCSARP项目中的研究成果,描述并分析了请求言语行为的组成及各组成部分的形式和策略。鉴于英语商务电子邮件简洁 、准确的语言特点,请求发出者在进行语言选择时必须顺应邮件收发双方共有的物理现实、社会规约和心理动机,并在这个动态的语言使用过程中选择最 得体、最适合语境的请求形式及请求策略。研究发现,在英语商务电子邮件中,为顺应双方的物理现实条件,较之日常交际中大量的时空指示语,请求发出 者在时空指示上更倾向于使用具体且精准的表达;在社交规约顺应的讨论中,研究者细察了请求言语行为在性别、文化背景及人际关系三方面的顺应情况 ,并指出这-言语行为在不同性别、不同文化背景、不同人际关系变量作用下的请求语顺应策略选择的规律;在心理动机顺应的分析中,我们研究了在不同 的动机、目的操控下,请求发出者选择不同请求模式作为其实现不同交际目的的策略。目前随着全球经济一体化进程的加速,商务人士在电子邮件往来中 更加趋向于使用通用的语言规范,因此培养跨文化移情能力及交际能力显得日益重要。

  5.期刊论文 陈朝晖 商务英语电子邮件中的合作和礼貌原则 -商场现代化2008,""(
  33)
本文以语用学理论为依据,通过分析合作和礼貌原则在商务英语电子邮件中的应用,探讨了商务英语电子邮件的基本写作原则,为商务英语电子邮件写 作提供参考.

  6.期刊论文 季琼 商务电
 

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