商务英语电子邮件写作五原则 商务英语电子邮件以其方便快捷, 在现代商务活动中起着重要作用。 商务往来中的电子 邮件代表着公司的形象, 显示着公司的水平和实力 商务英语电子邮件以其方便快捷, 在现 代商务活动中起着重要作用。 商务往来中的电子邮件代表着公司的形象, 显示着公司的水平 和实力,直接影响到客户对公司的评估。所以,商务电子邮件的写作在业务往来中占据着举 足轻重的地位。据调查,约有 88%的互联网用户使用电子邮件,而在商务领域中约有 90% 的员工通过电子邮件的形式来联系公务。 随着全球经济一体化的发展, 商务英语电子邮件的 写作越来越受到重视,本文将着重探讨商务英语电子邮件写作的格式和应遵循的相关原则。 一、商务英语电子邮件的格式 常见的商务英语电子邮件包括以下五部分: ①写信人 Email 地址、收信人 Email 地址、抄送收信人 Email 地址、密送收信人 Email 地址。②标题。③称呼、开头、正文、结尾句。④礼貌结束语。⑤写信人全名、写信人职务 及所属部门、地址、电话号码、传真等。 其中邮件主题应体现邮件主旨,要引人注目、意思明确,最好为名词或动名词短语; 称呼礼貌得体,符合商务英语写作习惯,如不知对方姓名只知头衔,可用 Dear+Title 作为 称呼,如只知对方姓名不知性别,可用 Dear+全名,如邮件为一封通函,则用 DearAll 作为 邮件称呼;正文应结构清楚,便于阅读,如正文内容较长,可使用小标题、小段落,或利用 星号、下划线及段落间空行等方式使邮件眉目清楚、一目了然。 二、商务英语电子邮件写作应遵循的五 C 原则 商务英语电子邮件的正文写作应该遵循五 C 原则,即 Correct、Concise、Complete、 Clear 和 Courteous 原则。 正确原则 由于商务英语电子邮件涉及的是商务活动双方的权利、义务关系,其准确性对商务治 理与沟通至关重要。 具体而言, 不仅电子邮件的英语语法、 标点符号和拼写要做到准确无误, 电子邮件内容还要叙述准确,以免引起误会纠纷。 简洁原则 简洁原则是商务英语写作最重要的原则,指在不影响完整性和礼貌性的前提下,尽量 使用简单句子和简短词语。一封拖沓冗长、措词复杂的电子邮件既浪费写的时间,也会给阅 读者带来不必要的麻烦,故商务英语电子邮件应以简明扼要为第一要务。 在具体写作中,商务英语电子邮件呈现出的句法特征是句子结构简单明了,有大量省 略句和不完整句。其词汇特征是用语简洁,语言简明扼要。
另外, 为了节约时间和空间, 电子邮件中可使用缩略语, U 表示 you, 表示 please, 如 Pls Info 表示 information,Qty 表示 quantity,PC 表示 piece,LC 表示 LetterofCredit,FOB 表示 FreeonBoard。 例 1 It is very difficult to sell man hole covers in France.This product must have the quality certificate issued in France. 例 2 Price:FOB Shanghai USD 96PC. 例 3 Hope you can accept it. 例 1 中的两个单句具有明显的因果关系, 但写并不使用表达因果关系的连接词如 since、 because,这种舍长句、复合句,选短句、简单句,喜并列、弃从属的句法特征在商务英语 电子邮件写作中十分常见。例 2 中缩略语的使用,例 3 中不完整句的选择,反映了与普通商 务信函相比,商务电子邮件更倾向于非正式文体,更为口语化。 完整原则 商务电子邮件内容应力求具体、明确、完整,提供读者所需要的信息,尤其像盘、询 问贸易条件等需要回函的电子邮件,更需要清楚完整,因为只有包含具体信息的邮件,才能 达到良好的沟通效果。邮件是否完整,可以用 5W1H 来检验,即 who,when,where,what, why 和 how。 清楚原则 商务英语电子邮件的写作要做到层次清楚,用词准确。具体表现在: 例 1 We will deliver your goods soon. 例 2 中 significant 一词意为明显的、不小的,语义模糊,故可以用具体数字替换。 例 2 中 soon 表示不久、很快,语义不明确,没有指出具体的供货时间,可改为具体的年月 日。 礼貌原则 商务英语电子邮件应遵循措词婉转、 礼貌的原则。 鉴于电子邮件直接影响到整个交易 的成败,买卖双方应十分注重措辞方式,要婉转、礼貌,使对方轻易接受。在写作电子邮件 时,可以通过使用虚拟语气、委婉语气等方法迂回地表达观点,提出要求。 例 1 If it is not for the larger orders we receive from a numbero four regular customers, we could not have quoted for supplies even at that price. 例 2 I would appreciate it if you could give me your best quotations for
  65,000 pieces.
例 1 中虚拟语气和例 2 中委婉语气的使用, 缓和了商务谈判的语气, 既明确了自己的 立场,又使对方的面子免于受损,语气自然诚恳,礼貌得体,很轻易为对方接受。 三、结语 随着国际商务活动的不断扩展,商务英语电子邮件的重要性也日益明显。同时,电子 商务的普及, 往往会让写忽视商务英语电子邮件应有的规范和格式, 难免会出现这样或那样 的问题。然而准确规范的英文邮件,不仅能反应写信人的英语及业务水平,还可以体现写信 人为人处事的态度和风格,有助于建立良好的商务关系,最终对达成贸易起到重要的作用。 因此,有必要熟悉商务英文电子邮件应有的规范和格式,遵循邮件的写作原则。 写英语商务电子邮件一般比口语简单: 你不必担心发音错误, 而且可以慢慢地修改邮件的 内容。但是在写邮件时,你需要记住以下五点技巧,以保证你的邮件给收件人留下美好的印 象。
  1. Know your email terms(了解邮件术语) 英语电子邮件发送程序有很多缩写, 如果不了解它们的意思, 你可能会错把要求老板加薪的 邮件发给整个办公室! "Reply to all"表示你的邮件将发送给每一个收到原始邮件的人。 在邮件的地址栏内, "cc" (carbon copy)是指邮件发给你指定的人, 而"bcc"是指你可以悄悄地发送邮件而不让其他人知 道。 b 的意思是"blind"(掩藏的) 。 如果有人让你"forward"一封邮件,意思是让你通过转发的功能发送邮件,有时简写成 "fw" 。
  2. Use the right greeting(正确使用问候语) 尽管用"Hey"作为写给朋友的电子邮件开场白没有任何问题,但是最好不要用这种方式给一 个潜在的商务伙伴写电子邮件。另外,使用非常正式的传统开场白"Dear Sir" 已经越来越过 时了,最好是写"Dear Mr. / Ms." 然后接那个人的姓。如果你们在一起工作的话,写他们的 名字也没有关系,例如"Dear John"。
  3. Keep it short and clear(邮件要简洁明了) 写其他体裁的文章可能需要选用精美的词语和复杂的句法来显示你的聪明才智和英语水平, 而写英语邮件你只需用一种清晰且有条理的方式即可。 在邮件的第一段清楚地表明你写信的 目地并条理清晰,每一段都要有中心句。使用类似"first, second, next, and finally"的词引导读 者理解你将表述的每一个新观点,你无需在邮件中包括所有的详细内容。你可以用"If you have any other questions please feel free to contact me(如有问题,请与我联系)"这样的句子 结束邮件,让邮件的接收者有更多的机会询问更多的信息。
  4. Be polite and tactful(礼貌并得体) 写邮件时, 尽量清晰地陈述所写的内容, 无论是请求一次工作面试还是进行其他的业务联系,
最好不要用象 "I want."之类的词语表示要求,而"I would like"显得更尊重对方,并且"I am interested in"是提出请求建议或寻求意见的较好选择。
  5. 电子邮件的正确结尾 "I am looking forward to your (early) reply(望早日答复)"、"Thank you"或者"Sincerely(诚挚 的)"都是给收信人留下美好印象的结尾方式。 请参看以下范文: TO: susan.lin@pearsoned-earn.com [1] FFROM: sar032@aol.com (Shirely Taylor) [2] DATE: Monday, May 26, 2003 [3] TIME: 4:30:27 GMT [4] SUBJECT: A-Z of Business Communications [5] Dear Mrs. Lin, [6] I wrote to you on 23 May describing our new Gro-More range and enclosing our latest catalogue. I have not received a reply from you and wonder if you actually received my letter? [7] I will be very happy to answer any questions you may have about our Gro-More range and explain the unique features and benefits to you. Alternatively I would be pleased to arrange for one of our representatives to visit you and bring some samples to show you. Your custom is very valuable to us. If there is any way I can help you, please do not hesitate to write to me. Sincerely, [8] Shirley [9] SHIRLEY TAYLOR [10] Manager of Sales Department Koffit Trading Co., Ltd. Add.: 15 Western Avenue, Shanghai, China Tel.: 86-21-88654987 Fax: 86-21-88654988 Email: abccompany@alibaba.com Catalogue: http://abccompany.alibaba.com 请注意格式: [
  1]收信人的?箱 [
  2]?信人的?箱 [
  3]?信日期 ?日期?,?注意以下??: a. 年份要?完整,不能用 03 代替 20
  03。 b. 月份要?英文名?,不能用?字?代替,如 31/3/03 不能在正式的信件中出?。但是可以 用英文??,比如用 Aug.代替 August。

  4]?? [
  5]主? [
  6]?呼 [
  7]正文 [
  8]?束? [
  9]?名 [
  10]??方法 ?部分?容要完整,包括?信人姓名、?位、公司名?以及??方法(位址、??、?真、 ?箱、?址) 。?地址??注意:一般??,?牌?和街道名?之?不用逗???,但城市 名?和?家名?之?一定要用逗?。 您可以在自己的?箱系?中事先做好一??本。 每次? 信只要?????本,信件?自??示?些?容。
 

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