商务英语写作 商务英语写作 英语
  1. 构思正式商业信函时,须考虑以下几个方面: 构思正式商业信函时,须考虑以下几个方面: 1 写作目的 下笔之前,一定要问自己这样一个问题:我为 什么要写这封信(即“目的” )?是为了劝导,提供信 息,还是投诉?我希望通过这封信得到什么结果?这 样,信函写作才能做到目的明确,切中要点。 2 读者对象 写信前必须明确的另一个问题是:这封信我写 给谁看(即“读者对象” )?只有这样,才能把握好信 函行文文体的得体性。 3 清楚分段 如同从事任何一项写作一样,你需要把自己的 观点有条理地分段表达出来。段落有助于增加行文的 明晰程度,增加信函的可读性。 4 行文语言 商务信函要语义明确,可以通过信件格式和语 言表达来增加明晰程度。 函件行文要简练明了; 但是, 在实际考试中,考生要防止使用过分简单的句子,有 必要在保持意义明晰的同时,展示自己书面语言的丰 富性。
写作步骤
1 安排好回信的内容,考虑需要写几段?各个段落的 目的是什么? 2 考虑用于各段的主要词语和词组。 3 确认作文应包含所给的 5 个手写要点,然后再开始 写作。 4 信函写好后要核对以下内容: 信函是否已按题目要求完成各项内容? 内容组织、条理结构是否明晰? 语法、词汇及文体是否正确、得体? 5 必要时作些修改,确认作文字数为 120?140 字。
回信说明
回信按题目要求直接进入正文,不写地址,称呼要恰 当。 回信要分段落,每个段落表达一个话题。 可用数字、弹点(用圆点标明的要点)来使行文条理 更加清晰。 要注意文体的恰当性, 在正式信件中不宜使用缩略式, 用词要准确。 要使用连接性词语使行文衔接更好。 信件结尾处要写上恰当的结束语。
信后的问候语与开头的称呼在文体上须匹配 正式商务信函必备词组。 Referring to previous contact Thank you for your letter of / dated… With reference to your letter of / dated… Further to your letter of / dated… In reply to your letter of / dated… Stating the reason for writing I am writing to enquire about… to confirm that… to apologize for / about… in reply to your… with reference to… Ending a letter If you have any further questions, please contact me on… I look forward to hearing from you soon / in due course / in the near future. Letters of enquiry I am writing to enquire about… I am interested in your… I would be very grateful if you could send me…
I would like further information about… Letters of apology I am writing to apologize for / about… This was due to… Unfortunately, we have been unable to… I am sorry for any inconvenience this has caused. I can assure you that we will… Letters of complaint I am writing to complain that… I am not satisfied with… I must therefore insist that…
  2. 商务报告的写作特点: 商务报告的写作特点:
商务报告条理结构要明晰
报告要有条有理,读者才能很快了解其主要内容,进 而确认详细阅读哪一段才能获取具体信息。
商务报告要分段落
如同从事任何一项写作一样,作者需要将自己的观点 有条理地分段呈示。在商务报告写作中,这些观点可 以采取独立成段的形式,或者使用弹点。
商务报告的格式 商务报告需要有一个总的标题,然后将报告用小标题
分成几个部分,这有助于方便读者阅读。一般说来, 、 商务报告至少有三个部分组成:事由(introduction) 事由( 事由 。各部 调查结果(findings)以及结论(conclusions) 以及结论( 调查结果( 分中还必须有一目了然的段落或弹点。 商务报告的论点和论据
读者往往希望浏览一遍就能知道报告的大致内容。因 此,作者应确保读者能够识别哪些是论点,那些是论 据。写得较差的报告往往只是一味重复论点,而不是 在清楚表明论点的基础上进行论证。
商务报告要行文顺畅
为使行文顺畅,考生要学会使用起衔接作用的词和词 组:如:however, this means that…等,要学会用引出 下文的短语, There are a number of factors which…。 如: 写作步骤 1 安排好报告内容,考虑需要写几个部分?给各个部 分写上标题。 2 考虑用于各部分的主要词语和词组。 3 确认作文中包含题目要求的 5 个要点,再开始写。 4 写好后要核对以下内容: 是否按题目完成各项要求? 内容组织、条理结构是否明晰?
语法,词汇及文体是否正确、得体? 5 如有必要,作修改润色。确认作文字数为 120?140 字。
商务报告写作说明
商务报告须有一个总的题目。 每个部分都须有小标题。 行文中尽可能使用标准的常用词组。 使用文体正式的语言,不要使用缩略式。 要使用连接性词语使行文衔接更好。 报告中的事由、结论、建议部分,尽量用一个句子来 完整表达、归纳。 公司名称要尽量使用缩略式,以少占字数。
商务报告必备词组
Introduction The aim / purpose of this report is to… This report aims to… This report sets out to… Findings It was found that… …clearly show(s) that…
Conclusion(s) It was concluded / decided / agreed / felt that… No conclusions were reached regarding the… In conclusion / On balance… Recommendation (s) We would recommend that… It is recommended / proposed / suggested that… Adding ideas Furthermore / Moreover / In addition… Contrasting ideas However, … Although … Despite / In spite of… Making comparisons Both/ Neither… Like/ Unlike… Linking cause and effect Because of /as a result of / due to / owing to… This means … …leads to / results in …
商务报告写作技巧
(
  1) 多用被动语态。例如:It was felt that front-line staff in the Food & Beverage Department needed language training at all levels in the most common foreign languages used by customers, especially English, Mandarin and Japanese. 又例如:It is suggested that more salesmen should be employed as soon as possible. 以下是一些常用的句型: Something was discussed that… Something was considered … Different opinions were expressed about… It was agreed that… It was suggested that … It was recommended that … It was proposed that … It was concluded that … No conclusion was reached about … It was decided that … (
  2) 表示建议时用词的不同,反映出商务报告写作 者态度的不同。以下是表示建议的句子,其建议行动 的态度有“坚决 strong ”“中性 neutral ”和“不很 , 坚决 weak” :
National advertising must be stopped.
坚决
It is strongly recommended that national advertising be stopped. 坚决
National advertising should be stopped. 坚决 It is recommended that telephone selling be stopped. 中性 It is advisable to reduce telephone selling. 中性 The appointment of a client relations manager could / might be considered. 不很坚决 (
  3)多用名词短语来体现商务报告语体的正式 性。例如:We propose to advertise externally 改为 External advertising is proposed. 对比这两句,后一句 明显有正式语体风格。又例如以下句子转化成有名词 短语的句子: We recommend that employees retire at the age of
  65. → A retirement age of 65 is recommended. We advise you to select the material well. → Good material selection is advised. (
  4) 写作时注意 Findings, Conclusion 和 suggestion 这三个部分的区别:Findings 是存在的事实,例如: The sales volume of last month was only US$ 210,0
  00.
这句话只是提供了上个月销售总量这样一个事实。 Conclusion 是 Findings 阐释,带有商务报告写作者的 主观意见。例如:The sales volume of last month was still very poor although it increased by 5% compared with the same period of last year.这句话带有作者的主 观看法:与去年同期相比虽然增加了 5%,但是仍然 很差。Suggestion 也带有商务报告写作者的观点,但 它是对未来的行动的建议,是需要去做的事。而 Conclusion 是已经存在的事,换言之,是业已完成的 行为。商务报告写作者必须清楚它们之间的区别以免 混淆。 (
  5) 在写 Findings 部分时,一个 topic 要分一段, 这样给报告阅读人一个清晰的思路,否则,不同的主 题混在一起使人读起来费力。 每个段落需要有主题句, 主题句一般用简单句,避免长主题句。例如:The reorganization of our human resources has been very successful. (
  6) 商务报告写作常常需要比较 compare 和对照 contrast。比较是找出相似点,例如:Just as in sales, in production there was a slight rise last quarter. 又如 Both TV sets and DVD players fell sharply in the sales
volume in September. 对照是找出不同之处。例如: Even though Model A is not quite as popular as Model B, it is almost as powerful as Model B. 又如,At ABC Company, the marketing staff are very efficient, while at our company, the sales staff are especially powerful. (
  7) 商务报告写作者必须熟悉图表的描述, 因为 在商务报告中适当地使用图表能使报告显得灵活,且 使读者对某些信息有更为直观、深刻的印象。 (
  8) “结论”部分是根据正文而来的,所以,结 论必须与正文内容直接相关。 “建议” 部分又是根据结 论而来的,所以“建议”部分必须与结论和正文部分 直接相关。例如,如果“结论”部分说 The potential market in China is promising. 那么, “建议”部分就可 以这么写 It is suggested that a branch office should be opened in China as soon as possible.
写作测试应试小窍门
◆由于写作测试时间有限,字数有限,切记要把握题 目要求中的各个要点。要兼顾各个要点,不要在某个 具体细节上花费太多笔墨,不要顾此失彼。 ◆好的商务写作必须简明扼要。行文语言要简练、明
快。考生有必要学会用简练的语言来表达各个要点, 避免重复累赘现象。 ◆要把握句子长度。行文的简练程度受句子长度的影 响:长句容易引起意思混乱,特别是在一个句子同时 包含几种观点的情况下。考生应该检查自己所写的长 句表达是否清晰; 任何一个超过 20 个词的句子都可能 让人感到阅读困难。在商务写作中,一般要遵循 KISS 原则:即 Keep it short and simple (写短小简单的句 子) 。但又不能过于简单,因为在考试中,考生表现出 来的语言能力丰富与否直接影响其得分。因此考生最 好使用各种句子结构, 但要确保所写的长句条理清晰。 ◆在语义一目了然的情况下,可通过使用指示词(如 等)和省略手段来避免单词和短语的重复,使行文简 洁。但考生需保证所使用的代词指代明确、省略手段 不造成语义模糊。
 

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