BEC 考官教你商务英语写作
作者=若谷
金在民编著
出版日期=2004 年 08 月第 1 版 出版社=电子工业出版社 E 书整理=吴国林 Colin Wu 1 June, 2009
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首先感谢各位考友下载本人制作的 E 书。 本书几乎全部取自若谷、金在民老师编著的《BEC 考官教你商务英语写作》 ,著作权毫 无疑问地归原作者及出版社所有,故绝对禁止用于商业或准商业用途(比如列为 VIP 付费 会员下载资源) ,如有不当使用,造成的法律后果概与本人无关,并极力推荐购买此书。特 此声明。 本人报考的为中英合作商务管理专业,收集此资料系为准备『商务英语』课程(代码: 007
  96)考试。参加该专业考试,一方面是圆自己的大学梦,另一方面则是感觉该课程对 自己的企管工作帮助很大。不过,说来惭愧,由于自己仅有中学水平,所以花了近 5 年时间 才圆梦,其中『数量方法』和『商务英语』均进行了重考。为顺利通过仅剩的两门课程,本 人着手精读细钻,先以『商务英语』为例,虽从未参加辅导和培训,但本人收集了几百兆的 资料,大部分为 BEC 资料(非专为中英合作专业编写,但知识点大同小异) ,还有许多商 务英语相关的音频资源,坚持每日听写。而写作则以该书为主要参考资料,部份文体通过抄 写已做到了能默写,尤其是句型和“套话” 。这些付出终于让我顺利通过了最后一门课程, 于公元 2009 年 7 月完成所有课程。再来说说『数量方法』课程,刚接触此书时,我几乎 被哪些“稀奇古怪”的数学符合所吓趴!想想看,一个只有中学水平的人,哪见过这么多怪 符号呀。正由于底子太差,第一次考试只有十几分!为了――还是不说大话――看在钱的份 上(除公共课,每门报名费 90 元,加之前往考试还要产生乘车、取通知单来回、食宿等花 费,平均一门费用在 200 元左右) ,我也得拿下。为此,本人又收集许多与概率相关的资料, 不仅有同事的大学教材,甚至还有考研资料,并非夸张,后续将抽空扫描本人的笔记(包括 知识点和从大学教材甚至考研资料摘录的典型题例) ,可供各位验证,不过字迹稍嫌潦草, 还望包涵。 另,本人所在的江苏省从 2009 年 5 月起已不再接受中英合作商务管理和金融管理专 科的新生报名,且从 2012 年开始不再办理毕业登记,因此尽快通过已是迫在眉睫之事。愿 本人之“葵花宝典”能给各位带来助益,也希望大家不吝分享自己的考经。 还有,关于办理毕业登记我以江苏省为例加以简单说明。据我了解,在最后一门公布成 绩确认通过后,你在一个月内就可办理了,由于与其他自考不一样,请电话和自考办联系, 免得耽搁了。需提供的资料为两张两寸证件照(蓝底、彩色) 、单科合格证原件、准考证(含 公共课)原件、身份证复印件 1 份,自考办审核后会让你带回一份毕业生登记表,填写自我 鉴定,并请单位盖章。最好是提前要到毕业生登记表,填写并盖章后同上述材料一并办理, 免得还要单独跑一趟递交毕业生登记表,具体还请各位确认了,毕竟各地情况不同。 由于时间和精力有限,未对本书作全面校对,错误之处(原书错误及本人录入错误)难 免,欢迎各位指正,本人 E-mail: colin_21st@hotmail.com。 仅以此冗言献给一块战斗的考友!诚祝各位早日学有所成! 吴国林 Colin Wu 4 October, 2009
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Chapter 1 非正式文体
Unit 1 便函写作
Memo 的定义
memo 的英文解释是 a short official note to another person in the same company or organization,中文意思就是备忘录,也就是正式的便函。memo 的全称是 memorandum ([umTmQtq@ngQm]),其复数形式是 memoranda 或 memorandums。确定地讲,它是指在同一 家公司或机构内从一个人或一个部门传递到另一个人或另一个部门的书面信息。 它的内容涉 及很多方面,主要是通知对方要在当天或近期内所要办理的事情是什么。memo 多用于公司 内部,通常是个人写给个人或者个人写给整个公司或部门。它可以由上级发给下级,也可以 是下级发送给上级, 或者在同级之间进行交流。 它的写法一般较为正式, 有一些特定的格式。
Memo 写作的格式
首先请大家看看下面这个 memo ,思考一下它的格式和写法。 Pearson Co. Ltd MEMO To: John Carter, Regional Sales Manager From: Mary Walden, National Sales Director Date: 29 March 2004 Subject: Annual Sales Conference This year’s Annual Sales Conferences will take place in our London Branch from 3 April to 8 April. Please book your flight in advance and we will meet all .. .. your expenses during your stay there. (今年的年度销售大会将于 4 月 3 日至 4 月 8 日在我们伦敦分公司举行。请提前预订航班。 您在此期间的所有开支将由我们支付。) 通过上面的例子可以看出 memo 通常包含以下几个部分: 公司名称: 收函人姓名(和职务)To: 留言人姓名(和职务)From: 留言日期 Date: 便函主题 Subject: 正文: a 公司名称:因为大部分 memo 都是用专门的公司用纸书写,因此上面会有公司的名称、电 话等。如果没有你可以把它们打印出来。 b To: 指这个 memo 是写给谁的。 c From: 指这个 memo 是谁写的。 d Date: 指的是写这个 memo 时的日期。日期按照英式英语的写法要先写日子,然后是月份 和年。这里需要注意月份的英文单词应该拼写出来。在较为正式的场合下,月份通常不用阿 拉伯数字,也不能缩写形式。 e Subject: 指的是主题,即这个 memo 主要是说哪方面的事情。这个单词可缩写为 Sub。主 题有时候也可以用 Re:来表示。Re 是 Regarding 的缩写,即这个 memo 是关于什么内容的, 也就是主题,它就等于 subject。
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f 正文: 即这个 memo 的具体内容。 下面请大家思考以下几个问题 a B c D 这个 memo 是谁写的?她的职务是什么? 这个 memo 是写给谁的?他的职务是什么? 指这个 memo 是什么时候写的?请写出年月日。 这个 memo 的主题是什么? 答案 a b c d 这个 memo 是 Mary Walden 写的,她的职务是全国销售总监。 这个 memo 是写给 John Carter 的,他的职务是地区销售经理。 这个 memo 是 2004 年 3 月 29 日写的。 这个 memo 的主题是年度销售大会。
Memo 的种类
memo 根据它的用途可以分为指令性、通知性、建议性和报告性等。 指令性 MEMO To: All Department Managers From: Simon Hofner, Human Resource Manager Date: 30 March 2004 Sub: In-service English Training An English class will take place in the Training Centre. Please encourage your own staff to attend the course. Please send me the names of all interested staff by 10am on 3 April. . . (英语培训班将在培训中心举行。请鼓励你们的员工参加。请在 4 月 3 日上午 10 点前把愿意 参加培训的员工名单给我。) 通知性 MEMO To: All Staff From: Anna Hope, Sales Director Date: 18 May 2004 Sub: The Visit of Chairman The chairman of our corporation is going to visit our company next Monday 24 May 20
  04. He plans to discuss the pricing policy for our newly launched product with our sales staff. He will arrive here at 10am and please attend the welcome reception for him at 10:15am. Thanks! (我们公司的董事长将于 2004 年 5 月 24 日(下周一)来我们公司。他计划与我们的销售人 员讨论新近推出的产品的定价制度。他将在上午 10 点钟到达,请大家 10 点 15 分出席为他 举行的欢迎会。谢谢!)
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建议性 MEMO To: Mary Zhang, Managing Director From: Paul Gray, Production Manager Date: 16 May 2004 Sub: Suggestions Having checked our production capacity for the next year, I can suggest the following: Increase production by 20 000 bottles over a three-month period, while .. .. .. .. . maintaining present production level of other lines. Discontinue production of weaker line(s) and use the shortfall capacity for mineral([tm`nQqQp]) water. I hope one of these suggestions is suitable. (核对了我们明年的生产能力后,我想提出以下建议: 在 3 个月期间产量再增加 2 万瓶,同时保持其他产品的现有生产水平。 不再生产一些销售不好的产品而改为生产矿泉水。 希望能采纳我的某个建议。) 报告性 MEMO To: James Palmer, Sales Director From: Jane Phillips, Regional Sales Manager Date: 23 April 2004 Sub: Survey As requested by Managing Director, I have done a consumer research survey concerning our product. The survey showed that the market potential for our .... . ... . . own brand shirts would be negligible. (应总经理的要求,我已经完成了一个关于我们产品的客户调研。这个调查表表明我 们生产的自家品牌的衬衫在市场上没有太大的潜力。)
consumer [hQntksbBmQ] n.消费者;消耗者 concerning [hQntkQBn`V] prep.关于 We read stories concerning visitors from outer space. potential [dQtfTnXQp] n. 可能性;潜力,潜能[(+for)] negligible [tnTvp`gYQep] a.可以忽略的;无关紧要的;微不足道的
有时候 memo 根据情况可能会更加口语化一些。在有些情况下还可以直接手写。 MEMO To: Date: Sheila Tuesday From: Paul Time: 9:30am
Can you give me the following data, please? a) Latest sales figures for market share of our products. b) Total market survey for soft drink (US North East). (你能给我以下数据吗?a)我们产品所占市场份额的最新数字。b)软饮料的整个市场调查(美 国东北部地区) 。)
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注意事项
1 首先 memo 这个单词有些时候可以省略, 因为大多数 memo 都印在专门的公司用纸上, 并且纸上已经印有公司的标识等,如果没有 memo 这个词则要写出来。memo 这个单词可写 在第一行的中间或者左边。 2 注意 memo 的格式, To, From, Date 和 Subject 这 4 项内容的位置并不是一成不变的, 即 可以有以下形式: From: Date: To: Sub: Date: From: To: Re: From: Date: To: Subject:
3 明确表明意图,准确传递信息。在实际工作中,memo 的内容可长可短,也可以正式 或者非正式化,甚至非常口语化。这主要取决于对象是谁和所写内容的正式程度。不必用过 于复杂的单词,行文应该简洁,每句话表达一个意思。 4 如果内容较长,可以适当分段并且标注编号,可以用
  1,
  2,3 或者 A,B,C 等符号 标识不同的内容。 5 语言应该有礼貌。 6 便函写作会涉及定开会时间和地点等问题。 要想将这样的信息传递清楚就涉及到正确 使用表示时间和地点的介词,而这仅仅是需要注意的语法知识的一小部分而已。不仅非正式 文体写作需要注意语法知识,书信和报告中也要注意这些细节,因此本书专门就重要的语法 知识进行了专项讲解。有关语法讲解和练习请参看本书第 5 章第 2 单元的内容。 BEC 考试中对 memo 的考核情况 在 BEC 初、中、高三个级别中,memo 通常只出现在初级和中级的写作考 试中。请大家注意以下几点:
  1.在初级考试中会让你写一个 memo,不过考试中的试题会把 memo 的格式 写出来。
  2.对于中级考生而言,memo 的格式必须掌握。
  3.格式中的 To, From, Date, Subject 这 4 项内容中不论有多少单词都不计入考 试要求的字数的。例如中级写作中 memo 的写作要求为 40-50 个单词,这个字数 指的是 memo 的正文,而格式中的单词不计入其中。
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Unit 2 便条写作
Note 的定义
note 的英文解释是 a short informal letter。从字面意思上来看就是非正式的、简短的信, 也就是便条。便条是相对 memo 来讲更为简单的一种写作形式。它的格式较为不正式,语言 更加口语化。它通常是一个人写给另一个人,它的对象是个人而非全体人员。例如你不能给 一个部门写。一般情况下 note 都是手写的。
Note 的写作格式
先看几个例子,了解一下 note 的结构和写作方法。 例1 David, Just to let you know I’m arriving in London on Thursday 31st Mar. at 7:15pm. I’m really looking forward to seeing you again. See you soon. Love,
(写此便条就是告诉你我将于 3 月 31 日(周四)晚 7 点 15 分抵达伦敦。我真的盼望与你再 次见面。) 例2 Sarah, I need this month’s sales figures because I’ll attend an international sales conference tomorrow. Could you prepare and send it to me ASAP?
(ASAP: as soon as possible) 例3 Bob, Can’t find the catalogue for the newly launched products. Could you fax me it? Thanks! Jane
(我找不到新近推出的产品的目录了,你能否给我传真过来?谢谢!)
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例4 Helen, Tuesday’s meeting is postponed. Shall we meet on Thursday lunchtime in my office? You can call me on 13981300XXX if you have any problems.
(周二的会面推迟了。可否在周
 

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