商务英语写作成功策略与技巧
对于把英语作为外语学习的中国学生来说,写作涉及的内容,小到标点、拼写,大到词句连 接、布局某篇、处处离不开语言基本功。有效地运用写作策略,对于提高英语写作水平有较 大的帮助。
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LCCI 商务写作风格 London Chamber of Commerce and Industry 伦敦工商协会所代表的商务英语应用文规范 以其实用性和权威性得到世界公司和商务机构的广泛认可。商务应用文的规范得体十分 重要,它不仅展示会一个人的英语写作能力,更体现出他所服务的企业或机构的形象。 简便得体的结构体现了高效快捷的现代商务办公水准。商务领域办公自动化的实现推动 了办公效率的提高与工作节奏的加快,从而要求商务书面文件与内容既简易又有规范。 如商务信函的格式为齐头式,给人以直观、整齐的感觉;省略非正文部分的标点符号, 以节省时间;按照 LCCI 商务应用文的规范,商务信函的正文按四步式,即引言、详情、 应答、结语、商务报告按 introduction, proceeding, finding, conclusion and recommendation 几大要素进行,使其结构严谨、条理清晰。 市场竞争的加剧极大地促进了生活节奏的加快与办公效率的提高,从而对商务领域中语 言的使用产生了一定的影响。多年惯用的陈词滥调、繁文缛节已不合时宜。商务应用文 在词汇与句法方面更加强调既通俗易懂又不失礼节与慎重的职业化、规范化原则。现代 商务沟通方式既礼貌而又不过分谦卑,庄重而又不官气十足。 (
  1) 齐头式给人以整齐、直观的感觉。每段开头不必缩格,段落多空一行。 (
  2) 除正文外, 其他各部分均去标点, July 2001 和 Dear Sir 中间和后面均不加标点。 5 (
  3) 固定敬语 Dear sir ? Yours faithfully, Dear Mr Clinton ? Yours sincerely (
  4) 固定结构, 如报告: LCCI 要求报告按 Title, Introduction, Proceedings / Findings, Conclusions / Recommendation. 这样一来,具有条理性,逻辑性和层次感。

  2.
Plain English 简易英语
1978 年产 3 月 24 日美国 39 任总统卡特签署了第 2044 号行政命令, 要求联邦政府各 部的法令必须以简单易懂的英语撰写。卡特总统此举为美国历史上的“简易英语运
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动”吹响了号角。 其实, “简易英语运动”先驱的称号当属美国花旗银行(CITIBANK) 。早在 1970 年, 当花旗银行研究其在顾客心目中的形象时,发现花旗常与顾客对簿公堂,名列纽约 各大公司第三名,企业形象可想而知。究其原因却是因为花旗本票上的条款晦涩难 懂所致。有些条款连资深信贷员都不知所云,借款人更无从了解责任所在。 于是,在 1973 年由花旗母公司的董事长亲自牵头,成立了一个简化本票的专门委员 会,把原本冗长的条文改成简短易懂的语句。花行此举有效地改善了公司形象,还 节约了官司费用,立刻为美国社会各界所注目,银行、保险连锁店等工商企业纷纷 仿效。所以,1978 年卡特总统的 12044 号令无疑是顺水推舟,加速了简易英语运动 向深度和广度发展。 简易英语是用简易的文字和结构写成的语句,凡具有 8 至 9 年教育程度的人都会看 懂。 简易英语要求用简短的单词习语和简单的句型结构来组织语句,准确表达写作意图。 这是现代商务英语最基本的要求,也是由商务写作的性质所决定的,因为商务写作 属技术性写作,不象文学创作。 商务英语是近似口语的书面语: (
  1) 多使用普通词,eg. commence-begin, herewith-here is (
  2) 使用各种标点符号 (
  3) 多使用一些人称代词,拉近跟客户的距离,增强亲近感。 (
  4) 使用缩写。I won’t.
寻找恰当的词是没有绝对的法则的,但通常用最简单的词, 最具体、最能生动地引 起感官反应的词语是最佳的选择。尽量少用形容词和各种限定词,着重实意动词和 名词的使用。
Use of short sentences and simple words:Use of English in business documents has become more and more informal and relaxed in recent years, and long-winded, old-fashioned, jargon-filled languages used years ago has no place in today’s business communication. Writing in modern business world aims to put across the
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message in a natural way, using a friendly, informal style. The vocabulary and language used should lead to achievement of the main aim in written communication ? to be understood easily. 3 Using the You-attitude 读者意识
作者要充分考虑到读者的需要和理解水平,还要使其写作风格适应应有的交际需要。比 如,写投诉信就要选择正式的语言、严谨的措辞,书写格式也不同于写便条那样简单。
When you are creating business documents, remember that you are writing to and for your readers. The following guidelines can help you establish a positive relationship with your readers: A. Consider why your readers are going to read your message. When you know your readers’ goals, you will find it easier to present information in a
way they will find helpful. B. Consider what the readers already know and what they need to know. C. Orient information to the reader’s needs. If the reader cannot understand, or misunderstand the message, your efforts have been wasted. At the core of any communication, then, is what has been termed the you-attitude. This approach requires putting yourself in someone else’s shoes. To be successful, your message must be tailored to the receiver.
Improve the following sentences, making them more reader-oriented.
A. I believe your company could use an efficient programmer like me. I enclose my resume. B. Company management requests that employees attend the driver's education course on June
  12. C. After the research team reviewed the information, I summarized it in the following report.
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D. Student volunteers is an organization founded to help children with learning disabilities. As we need your support, we are inviting you to a meeting on October
  4. E. Dan's Stationer's is having a half-price sale on school supplies this Saturday. F. I wrote this story with your experiences in my mind.
You-attitude 并不体现在多用地而人称上,关键在于 writer 的态度是否设身处地为对方 着想。
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Avoiding biased language 避免使用偏见性语言 To communicate effectively with your readers, choose words that do not offend them. Keep your tone objective and professional and your word choices free of bias. Avoid swear words, off-color humor, and language that discriminates against a person's race, ethnic background, sex, age, or disability. The following hints can help you keep your writing free of bias. A. Avoid using male pronoun to refer to men and women a. b. Each customer showed his receipt. Manager may wish to add topics to his agenda.
B. Avoid using the word man to refer to men and women. a. b. c. C. Chairman Man owes much of his understanding of astronomy to Galileo. Dr. Jenson, chairman of this department, is retiring.
Avoid racial bias. a. b. Jan Smith, a black employee of this company, won the award. Bill Lee, an Asian-American, is running for Congress.
D.
Avoid age bias. a. This law will not help old people.
E.
Avoid disability bias. a. Last year the company hired two handicapped people who are deaf.
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  5.Brainstorming
写文章首先要有内容,其次要有一定的构思和技巧把主题巧妙地展开和总结。写作的好 坏, 取决于作者是否能够游刃有余地在主题概括和论据细节之间驰骋。 要写出布局清晰、 内容充实、结构合理的文章,需要作者一番精心的构思准备。匆忙提笔、草草收尾是许 多初学者的特点。写作前还可以用列表的形式归纳思路,即 brainstorming, 也有人直 译为“头脑风暴” 。放开思路,充分联想,不用顾及观点是否完全紧扣主题。不过归纳 思路时使用清单的形式,而不用写出句子来。通常,归纳思路分两步进行:写出可以想 到的有关主题的所有内容;把写出的这些观点或细节归类,并删除与主题无关的内容。 如果想到的内容有限,只有几点,那么就必要继续联想,或通过阅读来所机思路。然后 把一些可以展开的观点用*标出,作为文章重点要分述的内容。
Brainstorming means letting your mind roam freely on a topic. Many people faced with a writing project such as memo, letter or even exam question, simply begin by writing without any real thinking. They count on the thoughts to come while they write. Instead, begin by jotting down ideas as they come to you. If doodling helps to release your thoughts, doodle on your notepad. Do not try to organize your ideas. This process should be fund. Thinking and jotting down ideas about the project beforehand not only help you gather ideas but also help release some of the tension you may feel about the writing task. You will begin to get ideas because you are not experiencing the pressure of writing ? you are just brainstorming.
人脑的两半球在学习过程中起着不同的作用,左脑主管语言和抽象思维,右脑主管非语 言形象思维。在外语写作过程中,如果没有做 brainstorming,便会迫使大脑两半球同时 进入紧张的工作状态, 结果是事半功倍。 Brainstorming 是在写法作前进行的有效思维的 好途径。 它的特点就是围绕写作题目自由地想观点、找素材、凑点子,至于立意的合 理性、组织的顺序和句子是否合乎语法等则到正式写作时在考虑。这是既类似写提纲有 不同于写提纲的方法。写提纲将的是精炼、简明扼要;而 brainstorming 强调的是对问题 的自由联想,它讲的是泛。通过丰富的联想把任何涉及题目要求的内容写下来,不必拘 泥于句子的语法、单词的平凡、观点的顺序。任何观点都可以用句子或词组、单词形式 写下来。然后加以删除,列出写作步骤。
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Case 案例分析
Linda, assistant to the head of Health & Safety department, has been given a writing assignment. “ We are having a seminar on pesticide safety next month,” the department head told her. “ Write a memo telling all department employees about it. I really want them to attend, but I can’t make it mandatory. Try to get them interested.” Help Linda in her brainstorming.
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语序与思维模式
美国语言学家 Robert B.Kaplan 经过长期研究,归纳出几种不同的思维模式。包括汉 语在内的东方语言思维模式的特点是遵循螺旋型发展,而英语则是依直线型发展。螺 旋型思维模式表现在写作上不直接进入关键主题,而在主题外围兜圈子,从各种间接 角度来说明问题。汉语中有些文章的写作极具铺陈渲染之能事,而这种风格在英语的 写作中就显得罗嗦。从语言风格来看,英语在表达手法上注意组织性、逻辑性,忌讳 松散。 商务英语写作,不能依照中文思维模式思考,然后翻译成英文,而是应根据英文的思 维模式进行思考。许多学习者在进行英文写作的时候习惯于先用母语思考或草拟提纲 甚至草稿,然后再把中文译成英文,孰不知许多表达在英语里是行不通的。举两个简 单的例子:我买下了,应表达为“I will take this.”而不是 “I will buy this.” “I will buy this”的意思是“我相信” expensive 本身就指价格,表达时不必说 。 The price is expensive。英语写作要从用英语思考入手,直接用英语表达,这样才 能激活头脑中已学过的各种表达方式。而用英语思维需要平时的反复实践。 语序:句中若有叙事部分和表态部分,英语常常是表态部分(判断、结论)在前,叙 事部分(事实、描写)在后,即先总提后分述,或先讲结果后追叙过去。汉语的顺序 往往相反;句中若有长短部分,英语往往是先短后长,即头轻脚重。汉语的顺序则往 往相反;含蓄的时间顺序和逻辑关系常常由先到后、由因到果、由假设到推论、由事 实到结论这样的次序排列。由于英汉思维习惯和表达方法的差异,写作时要注意表达 的语序。
Eg. I believe that I speak for every sincere and serious representative in the United Nations
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? so I am encouraged to believe by the speeches to which we have already listened this morning ? When I say that the anniversary must be an occasion for an honest assessment of our failures in the past, matched by an equally determined will to do better in the future, so that we can escape from frustration and turn the anniversary into an inspiration and an achievement.
这次周年纪念
 

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