商务英语写作
Chapter two Structure and Style of business letters

  1. Letter Structure and Placement

  1.Letterhead
  3.Inside Address
  5.Salutation
  7.body
  9.Signature
  11.Enclosure
  2.Date
  4.Attention Line
  6.Subject Line
  8.Complimentary Close
  10.Reference Initials
  12.Copy Notation

  1. Letter Structure and Placement

  1.信头
  3.封内地址
  5.称呼
  7.信文
  9.签名
  11.附件
  2.日期
  4.指明收信人
  6.主题行
  8.结尾敬语
  10.打字员姓名缩写
  12.抄送

  1). letterhead
The name of the firm Its address and postal codes Telephone number Fax number Internet address E-mail address A trademark or a brief slogan,etc.

  1). letterhead
外贸商号的信笺,一般都印有信头, 外贸商号的信笺,一般都印有信头,包 括发信人的姓名、地址、电话号码、 括发信人的姓名、地址、电话号码、传 真号、 真号、及E-mail等,有些会将经营项目 , 等 注册商标和公司董事、 注册商标和公司董事、经理等姓名一并 印在信头上。如需打印, 印在信头上。如需打印,则信头位于信 笺上中央。 笺上中央。
Sample:
EASTERN TEXTILES IMP.&EXP.CO.,LTD 12389 Changchun Road,Dalian,China Tel:0411-86606811 Fax:0411-86507631 Http://will.nease.net E-mail:bcxbcx@411cn.com

  2). Date
Typical American Format (Month/Day/Year) British Format (Day/Month/Year) Chinese Format (Year/month/Day)

  2). Date
日期注意事项: 日期注意事项: A. 年份应完全写出,不能用 年份应完全写出,不能用(
  94)代替 代替 (19
  94) B. 月份要写英文名称,不能用数字来代 月份要写英文名称, 但可以用缩写。 替,但可以用缩写。 C. 日期最好用基数字。 日期最好用基数字。
Sample:
X 11,14,2005 14 November,2005 November 14,2005 X November 1st,2005 November 1,2005 1 November,2005

  3). Inside Address
The address of the organization receiving the singleletter is typed single-spaced at the left margin. The address is typed as it will appear on the envelope.

  3). Inside Address
受信人的姓名和地址一般是列在信笺的左上方, 受信人的姓名和地址一般是列在信笺的左上方,沿左 页边线写起。封内地址与信封地址写法相同。 页边线写起。封内地址与信封地址写法相同。信内把 收信人名称地址写明对工作有便利。对发信人而言, 收信人名称地址写明对工作有便利。对发信人而言, 便利有二:一是发信时可与信封地址相互对照, 便利有二:一是发信时可与信封地址相互对照,避免 放入信封时发生差误;二是发信后便于准确归档, 放入信封时发生差误;二是发信后便于准确归档,便 于以后查找。对收信人而言,便利也有二: 于以后查找。对收信人而言,便利也有二:一是收信 人读信时,如发现信封名称地址与封内名称地址不符, 人读信时,如发现信封名称地址与封内名称地址不符, 可以知道是放入信封时发生错误,将信返回; 可以知道是放入信封时发生错误,将信返回;二是收 信后如信封与信函分离原信仍能保持完整,便于查阅。 信后如信封与信函分离原信仍能保持完整,便于查阅。
Sample:
EASTERN TEXTILES IMP.&EXP.CO.,LTD 12389 Changchun Road,Dalian,China Tel:0411Fax:0411Tel:0411-86606811 Fax:0411-86507631 Http://will.nease.net E-mail:bcxbcx@411cn.com July 30,2006 P & G Company 24 Madison Avenue Columbus,OH 43004 U.S.A.

  4). Attention Line
If you send your message officially to an organization,an attention line allows you to send it directly to a specific individual, officer, or department.

  4). Attention Line
如需注明对方经办人, 如需注明对方经办人,希望收信商号将 信迅速交经办人办理, 信迅速交经办人办理,可以在封内地址 下面加Attention 或Attention of 下面加
Sample:
P & G Company 24 Madison Avenue Columbus,OH 43004 U.S.A.
Attention Mr.Cave

  5). Salutation
If you know the surname,write Dear Mr Li If your relationship with the recipient is very friendly,write Dear Li Ming If you write to a specific job title, Dear Sir/Madam If you write to a company with no specific person in mind, Dear Sirs

  5). Salutation
这是写信人对受信人的一种称呼, 这是写信人对受信人的一种称呼,其位置 是在封内地址或经办人的下面空两行, 是在封内地址或经办人的下面空两行,目 前外贸书信中一般通用的称呼语有: 前外贸书信中一般通用的称呼语有: Dear sir , Dear Madam, Dear sirs,Dear Mesdames, Gentlemen(不能 不能 用单数),Dear Mr.xxx 用单数

  6). Subject Line
A subject line helps identify the subject of the letter.
Alert your reader to the content of the message. Enable them to decide whether the letter requires immediate attention.

  6). Subject Line
事由写在称呼语下面两行, 事由写在称呼语下面两行,事由要简单 扼要,说明主要内容即可。 扼要,说明主要内容即可。目的是为了 引起收信人的注意以使信件得到尽快的 处理。 处理。
Sample:
P & G Company 24 Madison Avenue Columbus,OH 43004 U.S.A.
Attention Mr.Cave Dear sir: SUBJECT: LAYING OFF PLAN

  7). Body
One Paragraph contain just one idea or theme, and be concise as it could be.

  7). Body
这是书信的主体,表达发信人的意见。 这是书信的主体,表达发信人的意见。在 信的开头有开头语( Sentences), 信的开头有开头语(Opening Sentences) 自成一节, 自成一节,在习惯上是用客套语先将收到 对方的来信的日期、编号或查号、 对方的来信的日期、编号或查号、主题及 简单内容加以综合叙述, 简单内容加以综合叙述,使对方一目了然 这封信是答复哪一封去信的。 这封信是答复哪一封去信的。如果是第一 次通信也可以利用开头语作必要的自我介 绍。

  8). Complimentary Close
在信的结尾一般有结尾语( 在信的结尾一般有结尾语(The closing Sentences), Sentences) 一般用来总结本文所谈的事 提示对受信人的要求, 项,提示对受信人的要求,如希望来函 或电报订货、 或电报订货、答复询问或作必要的声明 等。 结束语是一种客套用语,它应与前面的称 结束语是一种客套用语 它应与前面的称 呼相呼应. 呼相呼应
Sample:
Yours faithfully,or Faithfully yours, Truly yours,or Yours truly, Yours sincerely, or Sincerely yours,

  9). The Signature
结束语的下面, 结束语的下面,应将行号的名称用大写 打出,必须由负责人签名, 打出,必须由负责人签名,签名的下面 为使对方了解签名人的姓名、职位, 为使对方了解签名人的姓名、职位,可 以打字注明。 以打字注明。例见教材 外国函件都必须由负责亲笔签名, 外国函件都必须由负责亲笔签名,用橡 皮戳说明该信并非本人亲自过目, 皮戳说明该信并非本人亲自过目,只是 通函,不为人重视。 通函,不为人重视。

  10)Enclosure
如信中有附件时,应在签名下注明Encl. 或Enc.如附件不止一件应注明2 Encls or 3 Encls,或详细列明如下: Encls: 2 Invoices Enc: 1 B/L 1 Photo 1 Certificate

  11)The Carbon Copy Notation
如果函件要抄送其他有关单位, 如果函件要抄送其他有关单位,同时使 对方也知道已抄送其他单位, 对方也知道已抄送其他单位,可在信件 最后的左下角注明“ xxx” 最后的左下角注明“CC to xxx or “CC CC xxx” xxx
Unit 1 Business Letter Writing

  1)信头(
  1)信头(letterhead) 信头
  2)编号,日期 (date)
  3)封内名称和地址 (inside address) 指明收信人(
  4)指明收信人(attention line) )称呼(
  5)称呼(salutation) )事由(标题)(
  6)事由(标题)(subject line) )正文(
  7)正文(body)
  8)结尾敬词(complimentary) )结尾敬词( )签名(
  9)签名(signature) 打字员姓名缩写(reference
  10) 打字员姓名缩写(reference initials)
  11)附件
  11)附件 (enclosure)
  12)抄送 )抄送(
  12)抄送(cc to XX)

  2. Form

  1) Full Block Form 完全平头式:信笺上出现的的每一行字, 包括日期、封内地址、事由和结尾礼词。 都是从信纸左边的边缘打起。

  2. Form

  2)Modified
  2)Modified Block Form 改良平头式:这种格式,除日期,结尾 礼词和签名部分外,其他部分每行开头 都与左边空白看齐。

  2. Form

  3) Simplified Form 简单式:与平头式相仿,但省略部分内 容,如称呼、结尾礼词等。

  2. Form

  4) Indented Style 混合式:封内地址及其他需要分行的部 分,采用平头式,而第一段开始一行采 用缩行式。两种格式的混合采用所以称 之为混合式。

  3. Punctuation Style
Mixed Punctuation Style Have a Colon after the salutation. Have a comma after the complimentary close. Open Punctuation Style Don’t have a colon after the salutation Don’t have a comma after the complimentary close.
Sample:
Mixed Punctuation Salutation Dear Mr. John: …… …… Complimentary Close Sincerely yours,
Sample:
Open Punctuation Salutation Dear Mr. John …… …… Complimentary Close Sincerely yours
4 Envelop Addressing- Blocked form
Return Address Stamp
Address
Sample:
Eastern Textiles Import & Export Co.,Ltd 12389 Zhongshan Road Xiamen,361000 People’s People s Republic of China P & G Company 24 Madison Avenue Columbus, OH 43004 U.S.A. Stamp
Exercise:
You are writing to Michael Gabriel at 10 East Chanjiang Avenue,7/F Changjiang Club Building,Beijing (100
  58).Your home address is 302 Tower B, Jianwai SOHO, 39 East 3rd Ring Road, Chaoyang District, Beijing(1000
  29)
(Your name) 302 Tower B Jianwai SOHO 39 East 3rd Ring Road Chaoyang District Beijing, 100029
Stamp
Michael Gabriel 7/F Changjiang Club Building 10 East Changjiang Avenue Beijing, 100058
Exercise:
DOVE TRADING CO.LTD 283 Red House Street Dalian,P.R.China,116000
May 5,2005
Deep Blue Food Company 23 Swan Lake Road Liverpool,Britain Dear Sirs:
SUBJUET: GOLDEN FISH SWEETS
We thank you for your letters dated April 20, inquiring about the captioned goods. The enclosed catalogue contains details of the Different standards of Golden Fish Sweets and Will enable you to make a suitable choice. We are looking forward to your early reply. Sincerely yours, Mary, Sales Manager
Dove Trading CO.LTD 283 Red House Street Dalian, P. R. China 116000
Stamp
Deep Blue Food Company 23 Swan Lake Road Liverpool Britain

  1)Sender′s name: China National Light Industrial Products Import & Export Corporation. Shanghai Branch
  2)Sender′s address: 128 Huchiu Road, Shanghai, China
  3)Sender′s telex address: 33054 INDUS CN
  4)Date:March 23,
  20.
  5)Receiver′s name: H.G.Wilkinson Company, Limited
  6)Receiver′s address: 245 Lombart Street, Lagos, Nigeria
  7)Salutation used: Dear Sirs:
  8)Subject?matter: Sewing Machines

  10) The Message: We thank you for your letter of March 16 enquiring for the captioned goods. The enclosed booklet contains details of all our Sewing Machines and will enable you to make a suitable selection.
  11)Complimentary close: Yours truly,
Remarks:
  1.Private 私人信
  2.Confidential 机密信
  3.Registered 挂号邮件
  4.Express 快递邮件
  5.Ordinary Mail 平信
  6.Immediate (Urgent) 急件
  7.Printed Matter 印刷品
 

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