《商务英语写作》课程复习课 商务英语写作》 直播课堂
授课者:李艺倩 授课者 李艺倩
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“商务英语写作”课程简介 商务英语写作”
是教育部“中央广播电视大学人 是教育部“ 才培养模式改革和开放教育试点” 才培养模式改革和开放教育试点”专 科英语专业(商务倾向) 科英语专业(商务倾向)第一学年的 选修课程之一。 选修课程之一。 本课程以介绍商务交往中的应用 问题写作为主要内容, 问题写作为主要内容,通过对各种应 用文的结构、布局以及写作原则、 用文的结构、布局以及写作原则、规 范要求等方面的说明, 范要求等方面的说明,学习者在掌握 有关部门的商务文体写作方法的同时, 有关部门的商务文体写作方法的同时, 获得商务交往的“实习”过程, 获得商务交往的“实习”过程,从而 达到有效地进行商务交往的目的。 达到有效地进行商务交往的目的。
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一、考试性质
为了科学、公平、准确、 为了科学、公平、准确、规范地测试 考生的商务英语写作运用能力, 考生的商务英语写作运用能力,以及 逻辑思维能力。 逻辑思维能力。
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二、考试内容和形式要求
学生应掌握商务英语的基本语法和 常用词汇, 常用词汇,具有一定的语言运用能 并能够用英语写商务信函: 力,并能够用英语写商务信函:要 求学生能根据命题要求, 求学生能根据命题要求,在一个半 小时内完成包括通知、介绍信、 小时内完成包括通知、介绍信、备 忘录、商务信函在内的四则短文, 忘录、商务信函在内的四则短文, 要求作文内容切题、完整, 要求作文内容切题、完整,条理清 语句连贯通顺,语法基本正确。 楚,语句连贯通顺,语法基本正确。
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考试形式
闭卷、笔试。 闭卷、笔试。 考试时间为
  1.5小时。共分为三部分:
  1.5小时 考试时间为
  1.5小时。共分为三部分:
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第一、应用文(30分 第一、应用文(30分)
Write a letter according to the following situation. 包括: 包括:Introduction, Notice, Appointment,
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评分标准
说明: 说明: 格式、 格式、版面 内 容 拼法及其它 5分 20分 清楚、合理) 20分(清楚、合理) 5分
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Introduction (介绍信) 介绍信)
介绍信是介绍本来互不相识的两个 或公司)相互了解认识的信函, 人(或公司)相互了解认识的信函, 是在商业和社交活动中常见的书信 形式。 形式。 一般地,私人性的介绍信可以是熟 一般地, 人或朋友之间的介绍认识; 人或朋友之间的介绍认识;而另一 些正式的介绍函则可以用于商业公 司以及商业伙伴之间的引见。 司以及商业伙伴之间的引见。
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介绍信比口头介绍要正式得多, 介绍信比口头介绍要正式得多,要求对方 接待被介绍人并提供必要的帮助, 接待被介绍人并提供必要的帮助,所以对 方一般不会回绝。但要注意的是, 方一般不会回绝。但要注意的是,在写信 一定要确信对方会欣然同意。 前,一定要确信对方会欣然同意。 介绍信通常比较短小精悍, 介绍信通常比较短小精悍,要写明被介绍 人的姓名、来历、 人的姓名、来历、职业以及要求相间的目 的和原因, 的和原因,还应写明写信人与之的关系以 及被介绍人或公司的能力和可靠性等。 及被介绍人或公司的能力和可靠性等。在 恳求对方被介绍人或公司提供必要的便利 应对方表示感谢。 后,应对方表示感谢。
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The start: We are pleased to introduce--This is to introduce--The end: We shall be most grateful if +that 从句 从句--We shall appreciate any help +that从句 从句--从句
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Example
写一封介绍信: 写一封介绍信:特此介绍本公司新 任出口部经理大卫?李先生 李先生, 任出口部经理大卫 李先生,他将拜 访本公司在波士顿的顾客。 访本公司在波士顿的顾客。他将介 绍本公司的最新产品, 绍本公司的最新产品,并乐意提供 所需的任何技术资料。 所需的任何技术资料。
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被介绍人的姓名、来 历、职业
Dear Sirs, We are pleased to introduce Mr. David Lee, our new export manager, who is visiting our customers in Boston. He will tell you about our latest products and will be glad to help you with any technical information you may require. Yours faithfully 12
被介绍人的要求相 见的目的和原因
Notice(通知 通告 通知,通告 通知 通告)
英文中Notice有通知和启事两种含 有通知和启事两种含 英文中 多见于布告栏等公共场所, 义。多见于布告栏等公共场所,有 时也出现在报刊上。 时也出现在报刊上。 在商务活动中,经常需要写通告。 在商务活动中,经常需要写通告。 通告可以是对内的( 通告可以是对内的(以本公司职员 为对象),也可以是对外的( ),也可以是对外的 为对象),也可以是对外的(以非 本公司人员为对象)。 本公司人员为对象)。
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Notice-Layout 格式
Five Parts: Heading (全部大写,置中) 全部大写,置中) Body (无称呼语 不要使用略语) 无称呼语, 无称呼语 不要使用略语) Name (发布人姓名,在左或右) 发布人姓名,在左或右) Position (发布人头衔,在左或右) 发布人头衔,在左或右) Date (日期不要缩写,在左或右) 在左或右) 日期不要缩写 在左或右
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Writing Tips撰写通告时的方法和策略 撰写通告时的方法和策略
use simple and concise words make the heading impressive use complete sentences for the body leave spaces between headings and separate parts where necessary, use styles such as capitals, bold ( 黑 体 字 ) , italics emphasize or underlying to
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Example
财务部于2003年1月4日发出通知,要 年 月 日发出通知 日发出通知, 财务部于 求财务部所有职员请于一月七日星期 二下午四点整在会议室开会讨论去年 的财务报表,并请务必出席。 的财务报表,并请务必出席。
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NOTICE
All the staff of Accounts Department are requested to meet in the conference room on Tuesday, January 7 at 4:00 pm. to discuss the financial statement of last year. Please make sure be there on time.
heading
body
Accounts Dept. January 4, 2003
name date
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第二、备忘录(30分 第二、备忘录(30分) (30
备忘录是一种非正式公文, 备忘录是一种非正式公文,用于提醒 或通告对方某一件事情。 或通告对方某一件事情。 在公司内部为了联系工作所采用的备 忘录全称为office Memorandum, 忘录全称为office Memorandum,是由 主管某项工作的个人写给主管另项工 作的个人或相关人员的。 作的个人或相关人员的。
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评分标准
说明: 说明: 格式、 格式、版面 内 容 拼写及其它 5分 分 20分(清楚、合理) 分 清楚、合理) 5分 分
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Layout of Memo 格式
2 parts: memo head and body
MEMO Date:
Head
To: From: Subject:
Body
PLS remind Mr. Robert go to meeting atThank you for your help.
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Writing Tips
MEMO (or MEMORANDUM): 必须大写 To (TO): 收件人姓名, 收件人姓名,头衔或部门 ( CC:抄送 carbon copy) : ) From (FROM): 发件人姓名,头衔或部门 发件人姓名, Date (DATE): 日期 Subject (SUBJECT):关于内容 第一个字母大写 关于内容(第一个字母大写 关于内容 第一个字母大写) 通常无签名(如有,在左下方) 通常无签名(如有,在左下方)
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备忘录多用信纸书写, 备忘录多用信纸书写,现在许多公 司有已印有本公司地址及电话号码 的信纸,十分方便,书写时, 的信纸,十分方便,书写时,可在 信纸中间写上”MEMO”, 信纸中间写上”MEMO”,在右上端写 上日期,左上端写上收件人和发件 上日期, 人的姓名。 人的姓名。 Memo的Head可以任意排列 可以任意排列, Memo的Head可以任意排列,以书面美 观为目的。 subject一般在最后 一般在最后。 观为目的。但subject一般在最后。
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Writing Tips
Simple and concise(简明 简明) 简明 Use complete sentences(使用整句 使用整句) 使用整句 Leave spaces between Head and Body (正文和标题要有间隔 正文和标题要有间隔) 正文和标题要有间隔 Where necessary, use capitals, bold, italics, underlying
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第三、商务信函(40分 第三、商务信函(40分)
两封信件,每封信件20分 两封信件,每封信件20分。 20 包括 Offer & Counter-offer 报盘和还盘
Inquiry & Reply 询盘和答复 Claims & Compensation索赔和理赔 索赔和理赔
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评分标准
说明: 说明: 内容: 内容: 称呼: 称呼: 句子及语法: 句子及语法: 结束语: 结束语: 拼写及其它: 拼写及其它: 10分(明确、清楚、全面) 分 明确、清楚、全面) 1分 分 5分 分 1分 分 3分 分
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报价、询价信件需要简洁扼要, 报价、询价信件需要简洁扼要,一般 要写明货品名称价格、规格、数量、 要写明货品名称价格、规格、数量、 单价以及交货期限等, 单价以及交货期限等,还可以附带一 些商务信息、计划、状况或提议等。 些商务信息、计划、状况或提议等。 在最后,写上“ 在最后,写上“We hope to have you order/ reply shortly”等诸如此 等诸如此 类的句子更能表现对对方的关注。 类的句子更能表现对对方的关注。
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Offer (报盘)= 报盘)=offer a quotation )=
Writing Tips(写作要点 写作要点) 写作要点 Thank the receiver for his interest in your products. Tell the receiver quotation (报价 报价), 报价 specifications (产品规格 etc. 产品规格), 产品规格 Highlight (突出 your delivery schedule, 突出) 突出 payment terms, etc. Offer additional information if required.
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Counter-offer (还盘)
Writing Tips(写作要点 写作要点) 写作要点
Thank for what the provider has done. State your reason for non-acceptance. Make a counter-offer or suggest a desired offer. Even if no hope to do the business, express your hope to do it when opportunities come. Close the letter positively and courteously.
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Inquiry 询盘
Writing Tips(写作要点 写作要点) 写作要点 reasonable specific brief and concise courtesy
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Claims & Compensation(索赔与赔偿) (
Claims are to be made in good manners To make sure that all the necessary details (Order, contract, invoice, B/L, certificate, photos, sample) To be specific, polite, clear
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索赔信函的目的是为了获取更好的服务, 索赔信函的目的是为了获取更好的服务, 对已出现的问题求得尽快的、 对已出现的问题求得尽快的、妥善的解 决。 它通常是买方由于对受到的货物不满而 书写的。 货物未按时到达; 书写的。如:货物未按时到达;货物岁 抵达,但与订单所载不同; 抵达,但与订单所载不同;货物有损毁 现象;货物数量短缺或多余; 现象;货物数量短缺或多余;货物质量 与样品不符; 与样品不符;服务不合理以及收费过高 这些都是抱怨、索赔的正当理由。 等,这些都是抱怨、索赔的正当理由。
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书写索赔信件的时候, 书写索赔信件的时候,不妨开门见山提出 原先双方同意的条件, 原先双方同意的条件,然后列举事实以表 示有何不满,以及为什么不满, 示有何不满,以及为什么不满,最后提出 解决的方法。内容应明确、清楚、有理, 解决的方法。内容应明确、清楚、有理, 语气要简洁、坚决。 语气要简洁、坚决。避免使用愤怒和使对 方过于难堪的措辞
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Compensation(赔偿) (
Support with facts or evidence Support by referring to terms(条款 in 条款) 条款 the agreement Specify what kind of compensation or adjustment Ask for a prompt response
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Sample
写一封商务信件,内容如下: 写一封商务信件,内容如下: 我方从贵方订购的家具应于一星期收到。 我方从贵方订购的家具应于一星期收到。 不用说, 不用说,发货的延迟给我方带来了很大的 不便。因此,贵方必须立即发货。 不便。因此,贵方必须立即发货。否则我 们将被迫取消订单,到另处定货。 们将被迫取消订单,到另处定货。 请紧急处理此事,并尽快告知结果。 请紧急处理此事,并尽快告知结果。
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Dear Sirs, The furniture we ordered from you should have reached us a week ago. Needless to say, the delay in delivery has put us to great inconvenience. It is therefore imperative that you dispatch them immediately. Otherwise we shall be obliged to cancel the order and obtain the goods elsewhere. Please look into the matter as one of urgency and let us have your reply as soon as possible. Yours faithfully, --35
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