第 12 卷 第 6 期   2004 年 11 月
河南机电高等专科学校学报 Journal of Henan Mechanical and Electrical Engineering College
   Vol. 12 №. 6 Nove. 2004
商务英语写作与教学
朱  曦
( 南通职业大学 外语系 ,江苏 南通 2260
  07)

  2) 造句简洁明了 。商务英语写作与一般的记叙文和描写 式文章不同 ,它不需要大量的修辞和华丽的词藻来增强其写 作效果 。相反 ,毫无意义的堆砌词藻或运用许多修辞会给商 函带来负面效果 。商务英语写作中的用词应当力求简练 、 明 了 ,应删除一切空洞冗长的文字 。
  3) 段落清晰完整 。在进行商务英语写作时 , 必须明确写 作的目的和写作的意图 ,对要写的内容应十分清楚 ,并将自己 的思路用完整和清晰的段落体现出来 。所谓完整 , 即文章的 段落应包含有开首段 、 发展段和结尾段 。清晰是指文章的段 与段之间 ,以及句与句之间有连贯性和逻辑性 ,正确地使用连
  1  商务英语文体特点和基本写作要求 接词或词组 。 文体学认为 ,英语作为一种自然语言不是一成不变的 ,它 总之 ,商务英语的文体决定了商务英语写作的基本要求 : 会随着领域的不同而不同 。这些不同主要表现在遣词造句 、 简洁 ?? ? 才能提高效益 ; 准确 ?? ? 才能避免延误 ; 完整 ?? ?才 修辞手段 、 语篇结构上 。商务英语和文学英语 、 新闻英语 、 法 能显示逻辑思维能力 。 律英语等其他英语分属不同的语域 。商务英语是一种将英语 商务英语写作的形式较多 ,有标准的业务往来信函 、 简洁 运用到国际商务环境和商务活动中的英语 。由于商务活动牵 的报告 、 商品的描述 、 经济评论 、 短小的通知和备忘录等的写 涉面广 ,信息量大 ,参与者之间关系复杂 , 因此商务英语有不 作 ;还有表格的填写 、 将图形信息转为文字表述 、 对图形信息 同体裁之分 ,如业务往来信函 、 商务报告 、 建议 、 备忘录等 , 对 进行评述等 。但是较为常见的主要有便笺 、 备忘录 、 商务书信 商务英语写作也有不同的要求 。但不论体裁如何 , 商务英语 和商务报告四种形式 。其中商务信函是最常用的也是最重要 的语篇结构必须简明扼要 ,只有这样才符合商务活动的规律 。 的公司外部商务交流形式之一 。 根据商务英语文体特点 , 商务英语写作基本要求应在于
  2  商务英语信函的语用原则 用词准确具体 ,造句简洁明了 ,段落清晰完整 。
  1) 用词准确具体 。商务英语写作不同于一般英文写作 ,
  2. 1   正式原则 如果一个词或一句话的意思不明确 ,就有可能给公司或企业 对外商务信函在一定程度上展示了公司的形象 , 信中的 带来损失 。因此 ,商务英语写作的用词要求准确 、 具体 , 语言 言辞意味着对交易方式的承诺和表态 , 这一特殊性决定商务 的含义应清楚 ,词语的内涵和外延应明确 ,意义笼统甚至模糊 英语信函比公司内部文件在措辞方面更庄重 、 严谨 、 正式 。在 不清的词语以及似是而非的象征和隐喻往往会引起误解甚至 词汇方面 ,信函常用 inform 替代 tell , forward 替代 send , expedite 误导 ,在写作中应尽量避免 。例如 ,在进行英语商务报告写作 替代 quicken , enjoy favorable reception 替代 be popular ;在句法方 时 ,如 Sales have increased substantially this year. ( 今年销售量大 面 ,结构庄重的 As we are in the market for your . . . we should be “ ) 这一句不够清晰具体 。若将 substantially 具体化成 pleased if you would send us your best quotations. ” 幅度增长 比口语化的 “ 45 percent ,阅读者则会对增长多少有清楚的概念 。又如介绍 Please offer us your best prices because we are ready to buy your 产品 : Our new telephone system has great sound quality. 句中的 . . . ” 显得严谨 、 正式 。 great 一词太笼统 ,用 clear 则能体现出具体的声音质量 。 措辞的庄重还表现在用名词替代动词 。如 : We are now
Ξ 收稿日期 :2004202222
   随着全球经济一体化格局的到来 , 商务英语写作成为经 济生活中越来越重要的活动 。商务英语写作是以英语书面语 进行商务沟通以达到各种商务目的的一种表达手段 , 是以文 章为信息传播的载体 ,以推动经济发展为其应有目标的社会 实践活动 。中国作为当今世界上经济发展最快的国家之一 , 对精通商务知识又熟练商务英语写作的人才需求与日俱增 , 这对商务英语写作教学提出了新的要求 。笔者将从商务英语 文体特点 ,商务英语语用原则等方面来探讨商务英语写作方 法及教学思路 。
  作者简介 : 朱曦 (196
  82) ,女 ,江苏南通人 ,讲师 ,本科 ,研究方向 : 应用语言学 。
? 1995-2006 Tsinghua Tongfang Optical Disc Co., Ltd. All rights reserved.
摘要 : 作为商务沟通的一种表达手段 ,商务英语写作除了应符合一般英语写作的基本要求外 ,有其自身的写作特 点 。本文从商务英语的语言和文体特征及语用原则等方面探讨商务英语的写作方法 ,进而指出商务英语写作课 程应帮助学生了解商务英语的文体特点 、 语用原则以及写作方法 ,从而使他们创造出符合特定商务环境并能达到 各种商务目的的商务英语 。 关键词 : 文体特点 ; 写作要求 ; 语用原则 ; 写作方法 ; 商务英语教学 中图分类号 : H315          文献标识码 :A          文章编号 :100822093 (20
  04) 0620069202
Ξ
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河南机电高等专科学校学报                                    2004 年 6 期
awaiting the arrival of your L/ C , on receipt of which we shall make the necessary arrangements for the delivery of your order. 这一句用 了四个名词 ( arrival , receipt , arrangement , delivery) 而在口语中
常用动词形式 ( arrive , receive , arrange , deliver) 。 不定式短语和介词短语作名词的后置修饰语也可以使信 函正式化 , 如 L/ C to be established in our favour , shipment to be delivered on . . . ; the item in question (which is being discussed) , the goods under shipment ( which is being shipped) 等 。
  2. 2   礼貌原则 商务信函是公司间传递信息 、 交流感情的纽带 ,其口吻应 是令人愉快的 。表示拒绝对方要求或传递令人失望的信息的 商务信函应采用有效的外交辞令尽量减少负面影响 。
  1) “你方立场法” 开头避免使用否定词 。如 : unable , regret to tell you , a problem exists , or unfortunately. 用积极语气的词如 : appreciate , agree with you , and thank you etc. 但用句子 Thank you for your letter of August 10 开头 ,效 果也不佳 , 因为它用得太多了 。而这句 Y application for a our charge account received our immediate attention 则更有效 。 陈述原因时 ,如可能 ,强调这些原因最终同样对收信人有 利 。例 如 : 这 样 的 理 由 We would like to repair your cellular phone , but company policy forbids it. 和 Providing free repair of cel2 lular phones out of warranty would add greatly to the retail prices of our phones. For example. . . 显然 ,第二句站在对方的角度表达 , 为对方考虑 ,在字里行间体现出对对方利益的关怀 。因此更 让人信服并接受 。
  2) 使用委婉语气 。在拒绝对方或无法满足对方要求时 , 避免使用含有否定语气的词 。可用 if ” “ 从句或用被动句 ,陈述 你能做什么而不是你不能做什么 。例 : (1a) If I could , I would send your order today ; ( 1b) Y order will be sent as soon as our our new shipment is received ; (1c) I cannot send your order today. (1a) 和 (1b) 两句比 (1c ) 的语气委婉 , 体现出真诚的态度 , 更易于被对方接受 。再如 : (2a) Because your camera is no longer under warranty , I cannot grant your request for a replacement ; (2b) I
have to deny your request because your camera is not under warranty ; (2c) If your camera were still under warranty , it would be replaced. Only cameras under warranty are replaced free of charge. ( 2a ) 和 (2b) 两句直接拒绝对方的请求 ; 而 ( 2c) 语气委婉 ,口吻令人愉
能多地占有市场份额 。在经营上 , 商家应尽量树立良好的公 众形象 , 注重建立融洽的商家与客户关系 , 以广织客户网络 从而获取更多的回报 。如无法满足对方要求时 , 本着合作的 原则 ,可以尝试向对方推荐另一种解决方法 。

  3  商务英语写作教学
要使学生真正提高商务英语写作水平 , 除了要有扎实的 英语基本功 ,还必须对商务英语文体特点有充分的认识 ,使他 们能准确地区别不同体裁商务英语的风格特点 , 从而写出满 足不同商务目的要求的商务文件 。 既然不同的商务环境和商务活动对商务英语写作有不同 的要求 ,首先应让学生阅读各种不同体裁的商务英语文章 ,就 几个基本问题 ( 1 、 写什么 ,2 、 为什么写 ,3 、 写给谁 ,4 、 如何写 ) 逐一进行分析并加以比较 ,使学生不但了解商务英语语言的 共同特点 、 风格 、 语篇结构而且清楚认识在不同商务活动中商 务英语写作的具体特点和要求 ( 包括措辞 、 造句 、 语篇结构 等) 。在对商务英语写作有一定认识的基础上 ,教师可设计特 定的具体的商务活动让学生进行练习 。如写公司内部文件 ?? ? 信息传递 ,业务报告 , 建议报告等 ; 外部业务往来 ?? ?从 一宗业务的启动 、 开展到结束 ,不同阶段业务函件的商务目的 不同 ,如有建立业务关系的 ,有促销的 ,有索赔的 ,有讨价还价 的 ,有传递业务进展信息的 ,有要求办理各种单证的 , 有要求 代理的等 。当然对任务的描述要具体 ,读者是谁 ,作者是什么 身份 ,与读者的关系 , 要做什么事情 , 达到什么目的 。让学生 把自己放入特定的角色 ,根据要求和自己的理解 ,采用合适的 语言完成写作 。在有了写作体会后 ,教师指出学生在用词 、 造 句和语篇上的问题 , 最后对学生的范文进行比较分析 。通过 这样反复的实践 ,增强学生的写作信心 ,其商务英语写作水平 一定会有较大的提高 。 商务英语写作除了应符合一般英文写作的基本要求以 外 ,还具有自身的写作特点 、 写作形式 。就其语言来说 , 商务 英语写作要求语言简练 、 用语准确 , 应针对不同的人 、 不同的 场合 、 不同的目的运用不同的语用策略 。帮助学生掌握商务 英语写作的一般规律和特点 ,不同的体裁形式以及具体的写 作方法 ,可以较快地提高学生商务英语的写作能力 。 ( 责任编辑     ) 徐 虹 参考文献 :
[1 ] Thomas L. Means. Communication for the Workplace [ M ] . Shanghai : Thomas Learning and Shanghai Educational Publishing House , 20
  02. [ 2 ] Ellis Mark & C Johnson. Teaching Business English[ M] . Oxford : Oxford University Press , 19
  95.
悦 ,达到了更好的交际效果 。
  2. 3   合作原则 商业运作的最终目的是创造利润 , 商家要想方设法尽可
Business writing in English and its teaching
ZHU Xi
( Foreign Language Department , Nantong Vocational College , Nantong , Jiangsu 226007 ,China) Abstract :The special communicative functions of business English writing determine its unique stylistic features. From this perspective ,this paper discusses its language characteristics , its pragmatic principles and explores the ways of writing appropriate and good business English. Thus a course in business writing in English should help students under2 stand all the above so that they could produce a better written business English. Key words :stylistic features ; requirements ; pragmatic principles ; pragmatic strategies ;teaching of business writing in English 70
? 1995-2006 Tsinghua Tongfang Optical Disc Co., Ltd. All rights reserved.
 

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