Practical English Writings Summary
David Xu
体谅原则 一封有效的书信能给收信人以深刻印象和影 响,要想达到此目的,就应当设身处地为收 件人着想,考虑他的要求、希望和利益等。 周密的思考有助于你更理解你的收件人,因 此,你的要求将会更加实际和可以理解。 写作时要注意以下问题: 写作时要注意以下问题: (
  1)采取收信人的态度,即“You” attitude,避 采取收信人的态度, , 采取收信人的态度 免采取写信人的态度, 免采取写信人的态度,即“We” attitude。 。 比较下列句子: 比较下列句子:
“We attitude” We allow a 5% discount for cash payments. “You attitude” You earn a 5% discount when you pay cash. “We attitude” We are pleased to announce that… “You attitude” You will be pleased to know that… 下面两封信是这两种态度的典范。 下面两封信是这两种态度的典范。第一封信是以 的方式写的, “We” attitude 的方式写的,而第二封信是以 的方式写的。 “You” attitude 的方式写的。
试对它们进行比较, 试对它们进行比较,看看它们给你的印象有什么不 同。 (a) May I express my thanks for the account you recently opened with our store. We are pleased to furnish a wide variety of products for the home or individual. We trust you will take full advantage of our store services, for we have the largest stock in the city. Also we make deliveries of our customers’ purchases free of charge within thirty miles of our store. We welcome you to Johnson’s. If we can be of additional service in any manner, please call on us.
Translation: 让我对你最近在我公司开户一事表示感 谢。我们乐意提供家庭和个人使用的各种产 品。 我们相信你会充分利用我们的服务的, 我们相信你会充分利用我们的服务的, 因为我公司所备货物时本地最充足的。同时, 因为我公司所备货物时本地最充足的。同时, 我们的顾客所购货物,在距离公司30 30英里范 我们的顾客所购货物,在距离公司30英里范 围内,可以免费送货。 围内,可以免费送货。 我们欢迎你光临本公司。如果我们能在 我们欢迎你光临本公司。 其他方面为你服务,请打电话给我们。 其他方面为你服务,请打电话给我们。
(b)
Thank you for the account you recently opened at Johnson’s. Serving you with your needs for clothing and home furnishings is a pleasure. You will find 34 departments at Johnson’s stocked with a variety of quality items. And courteous sales clerks are here to assist you in selecting the merchandise that best meets your requirements. You are always welcome at Johnson’s. Please call on us whenever you need additional service.
Translation: 感谢你最近在约翰逊商店开户。为你服务、 感谢你最近在约翰逊商店开户。为你服务、 想你提供所需的衣着和室内家具与陈设品感 到高兴。 到高兴。 你将看到约翰逊商店有34个部门备有各 你将看到约翰逊商店有34个部门备有各 34 种高档货, 种高档货,彬彬有礼的售货员帮你挑选最称 心的商品。 心的商品。 永远欢迎你光顾约翰逊商店。 永远欢迎你光顾约翰逊商店。有别的需 要服务时,请随时光顾本店。 要服务时,请随时光顾本店。
“You” attitude 并不是在一切场合下都适合 表达“体谅” 表达“体谅” 的,下列情况下使用 “You” attitude 将会引起反感和不快: 将会引起反感和不快: (
  1)当对方有错误时 当对方有错误时。例如: (
  1)当对方有错误时 (a) Your letter of July 1, tells you plainly that the goods you sent would reach us by the end of this month. (Improper) 贵方7月1日来函清楚地表明,贵方所寄货 物将于本月底到达我方。 (b) I’m very glad to refer to your letter of July 1, from which we knew the goods we ordered would reach us by the end of this month. (Good)
很高兴提及贵方7 日来函,从中, 很高兴提及贵方7月1日来函,从中,我方 得知我方所定货物将于本月底抵达我方。 得知我方所定货物将于本月底抵达我方。 (
  2)当对方表示过不同意见时。例如: (
  2)当对方表示过不同意见时。例如: 当对方表示过不同意见时 (a) You are entirely wrong in your attitude. (Improper) 你方的态度是完全错误的。 你方的态度是完全错误的。 (b) We know you have analyzed the matter from two viewpoints, but there is still one aspect which extremely important and which is worthy of being discussed by both of us. (Good)
Translation: 我们知道,你方已从两个方面分析了这一事 我们知道, 件。但还有及其重要的一个方面需要我们双 方来商讨一下。 方来商讨一下。 (
  2) 尽量以积极的方式谈问题,避免以消极的 尽量以积极的方式谈问题, 方式谈问题。 比较下列句子,看看哪一个更 方式谈问题。 比较下列句子, 好些。 好些。 (a) We do not believe that you will have cause for dissatisfaction. (Negative) 我们不相信你们会有理由感到不满意。 我们不相信你们会有理由感到不满意。
(b) We feel sure that you will be entirely satisfied. (Positive) 我们确信你们会感到满意的。 我们确信你们会感到满意的。 (c) Your order will be delayed for two weeks. (Negative) 你方订货要延期两个星期才能发出。 你方订货要延期两个星期才能发出。 (d) You order will be shipped in two weeks. (Positive) 贵方订货两周内装船。 贵方订货两周内装船。

  7)正确 国际商务英语应用文必须正确, 国际商务英语应用文必须正确,否则就会引 起误解,甚至走入歧途。 起误解,甚至走入歧途。国际商务英语应用 特别是商务信函, 文,特别是商务信函,常常是各种商贸文件 如合同、协议的基础,所以, 如合同、协议的基础,所以,常常涉及到贸 易双方的权利和义务等。 易双方的权利和义务等。这一事实必须赢棋 作者的特别注意。 作者的特别注意。 为保证商务应用文的正确性, 为保证商务应用文的正确性,作者 应当记住下列几点: 应当记住下列几点: (
  1)选择惟一准确的事实 词语和数据。 选择惟一准确的事实、 (
  1)选择惟一准确的事实、词语和数据。如:
(a) You ask very short delivery for your order.
贵方要求短期内贵方所订货物。 贵方要求短期内贵方所订货物。 但是,短语“short delivery” 指的是“重量 短缺”,而非“迅速交货”。 Revised: You require quick (prompt) delivery of your order. 贵方要求迅速交货。 贵方要求迅速交货。 (b) The goods supplied are exactly equal to the sample. 所供货物完全与样品相同。 所供货物完全与样品相同。 Revised: The sample represents as nearly as possible what can supply. 此样品基本上代表我们可供的货物。 此样品基本上代表我们可供的货物。
Or: The sample is the nearest in size to the goods you need. 此样品的尺码最接近你们所需货物的尺码。 此样品的尺码最接近你们所需货物的尺码。 (c) All offers by telegram are open for five days. 所有电报开盘五天内有效。(没有解释和说明 具体的五天) Revised: All offers by telegram are open for 5 days inclusive of the date of dispatch. 所有电报开盘从发电之日起五天内有效。 所有电报开盘从发电之日起五天内有效。 (d) This contract will come into effect from Oct.
  1. 此合同从 月1日起生效。未解答涵盖问题 此合同从10月 日起生效 日起生效。
Revised: This contract will come into effect from and including October 1, 20
  01. 本合同从2001 10月 日起,包括10 2001年 10月 本合同从2001年10月1日起,包括10月1日生效。 (
  2) 以实事求是的态度表明你要说的事,不要 以实事求是的态度表明你要说的事, 言过其实或者表达不够充分。 言过其实或者表达不够充分。如: You shouldn’t say (a) This product is absolutely the best on the market. Revised: This product is the best one we can supply. (是我们能供应的最佳产品之一 是我们能供应的最佳产品之一) 是我们能供应的最佳产品之一 (b) It is the lowest price available to you.
Revised: It is the lowest price we can offer to you now.(现在能提供给贵方的最低价) (c) We assure you that this error will never occur. Revised: We’ll do all we can so that we may not repeat such an error. (一定尽力不
再……) )
(
  3)在商务应用文写作时, (
  3)在商务应用文写作时,要注意正确理解和 在商务应用文写作时 使用商业术语。 使用商业术语。如: 价格术语
EXW (Export Works) 工厂交货价 FCA (Free Carrier) 货交承运人 FAS (Free Alongside Ship) 船边交货价 FOB (Free on Board) 船上交货价,或离岸价 船上交货价, CFR (Cost and Freight) 成本加运费 CIF (Cost, Insurance and Freight) 成本 加保险费、运费价, 目的港 目的港)到岸价 加保险费、运费价,或(目的港 到岸价 CPT (Carriage Paid To…) 运费付至 运费付至……价 价 CIP (Carriage and Insurance Paid To) 运 保险费付至…… 费、保险费付至
DAF (Delivered At Frontier) 边境交货价 DES (Delivered Ex Ship) 目的港船上交货价 DEQ (Delivered Ex Quay) 目的港码头交货价 DDU (Delivered Duty Unpaid) 未完税交货价 DDP (Delivered Duty Paid) 完税后交货价 装运术语 Partial shipment (s) to be prohibited 不准
分批装运
Shipment not later than May
  1. 五月一日前
包括五月一日) 装船 (包括五月一日)
Shipment before MAY
  1. 五月一日前装船 (不
包括五月一日) 包括五月一日)
Two equal monthly shipmentsduring June and July. 六、七两月内分两批平均装 运 Minimum of each lot to be 500 cases. 每 批至少500箱。 批至少500箱 报盘术语 Price subject to change (alteration) with or without notice.无论是否事先通知,价格 无论是否事先通知, 无论是否事先通知 随时变动
Subject to our (final) confirmation.以我方 以我方 最后)确认为准。 (最后)确认为准。 Subject to the goods being unsold on receipt of your reply.此盘以接到贵方答复 此盘以接到贵方答复 时货未售出为有效。 时货未售出为有效。 Subject to market fluctuation. (价格 随市 价格)随市 价格 价变动而变动。 价变动而变动。 数量和质量术语 Inspection by the buyer at the destination to be final.以买方在目的地的检 以买方在目的地的检 验为最后依据。 验为最后依据。
Public surveyor’s weight at the landing port to be final. 以卸货港公证人的重量为最 后依据。 后依据。 Subject to a variation plus or minus of 5 percent. 容许溢装或短装5%为条件。 容许溢装或短装5%为条件。 5%为条件 此外,句子的结构、单词的拼写、 此外,句子的结构、单词的拼写、标点的使 大写字母的使用均应正确。 用、大写字母的使用均应正确。
Chapter 2 The Structure and Layout of a Letter

  1. The Structure of a Letter 英文书信通常有7个部分组成,即信头、日 期、封内地址、称呼、正文、结尾敬语以及 签名。除此之外。还有一些需根据实际需要 而增加的部分,例如参考标号、经办人姓名、 事由标题、认辨记号、附件、抄送以及附言 等,这些部分可能出现在不同类型的信函中。

  1)Heading or Letterhead (信头) 信头对于任何信件来说都是重要的组成部分, 商业信函和官方公函尤其如此。 一般社交信函的信头包括发信人的姓名、 地址、邮政编码、电话号码、电传及传真号码 以及e-mail地址等,置于信笺右上角。 置于信笺右上角。 置于信笺右上角 大多数商业信函和官方公函的信头一般采用 社交信函的信头,多数是专业设计的,且是已 事先印制好的信头(printed heading),进行联 系时最好使用印有本公司或单位信头的信笺,
这样做出于三个目的:美观(appearance)、高 效(efficiency)、标准化(standardization)。信笺 上没有印上本公司或单位信头时,则需要将上述 内容打在信笺中上方或上方。
  2)Reference Number (参考编号) 参考编号常用在商业信函中。 参考编号常用在商业信函中。一家公司在致函另 一家公司时,会使用参考编号,便于归类存档。 一家公司时,会使用参考编号,便于归类存档。
参考编号在缩行式打印的信函中常放在低于信头一至两 格处,与写信日期同行;在齐头式打印的信函中常置于 写信日期之上,也可置于左下角低于署名两行处。
Your ref. : 345SCB/bxc Our ref. : 532ZXY/mzs 注
  1. 345 为存档编号, SCB为署名人首写字母,bxc为 打字员姓名首写字母。 注
  2. 532 为存档编号,ZXY 为署名人首写字母,mzs 为打字员姓名首写字母。
  3)Date (日期) 每封信必须标明日期,日期常写在信头下方2行处,一 般置于信笺的右上角,但当信函采用全齐头式时则置
 

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