英文信件格式 信封(Envelop)
  1. 信封(Envelop) 与中文信封相反,英文信封上收信人的地址和姓名写在信封的中间,发信人的地址和姓名写在信封的左上角,或信封背面. 英文书信的地址应从小写到大,先写门牌号码,再写街道,城镇,省或州及邮政编码,最后是国家名称.国家名称的每一个字 母都要大写.
信头/个人信头(Letterhead/P (Letterhead/Personal
  2. 信头/个人信头(Letterhead/Personal Letterhead) 公司信纸上方居中一般都印有其名称,地址和联系号码,这就是通常所说的信头.在没有信头的普通信纸上写信,作者就需要写 明回邮地址和联系号码. 封内日期(Date
  3. 封内日期(Date Line) 封内日期是写信或打字时的日期.封内日期写在信头或作者地址的下两行. 封内地址(Inside
  4. 封内地址(Inside Address) 封内地址是收信人的地址,包括姓名,职务(如适用),公司名称(如适用),街道名称或信箱号,城市,州或省,邮政编码和国 家.封内地址通常写在左手边,在日期线和称呼之间.
称呼(Salutation)
  5. 称呼(Salutation) 称呼是一封信开头对收信人的称呼,写在封内地址或提示句下两三行.称呼后可以写冒号或逗号.在商业信函或其他正式书信中, 用冒号. 在非正式书信中,称呼后用逗号.(注意:尽量避免使用"To Whom It May Concern" 或"Dear Sir or Madam",因为这种称呼 已经过时,并且不很友好.改进方法是争取确定收信人的姓名,或使用"Dear Human Resources Manager","Dear Friends"这样 的称呼.在给律师或外交领事写信时,可以使用"Esquire"或"Esq."这样的头衔,但它们不应出现在称呼中.同样,如果收信人 的姓名后面有"Jr."或"Sr.",如"George Bush,Jr."也不能把它们包含在称呼中.) 头衔(Titles)
  6. 头衔(Titles)
除非写信人与收信人熟到可以直呼其名,通常要在收信人名字前加上"Mr.","Professor"等表示礼貌的头衔. 提示句(选择性)Attention
  7. 提示句(选择性)Attention Line(optional) 提示句的用途是指明把信送给某个具体的人或部门处理,尽管信是写给这个组织的.另外,在指明的收信人不在时,它也允许组 织中其他人查看信的内容.提示句通常写在封内地址的下两行或封内地址的上面. 主题句(选择性)Subject
  8. 主题句(选择性)Subject Line(optional) 主题句简要说明信的内容.通常写在封内地址和称呼之间.如果写信人不知道收信人的姓名,也可以用主题句代替称呼.为了收 到最佳效果,可以给主题句加下划线,或大写主题句. 正文(Body
  9. 正文(Body of the Letter) 正文的格式多种多样.商业信函最好使用齐头式.而私人信件通常不用齐头式.在齐头式书信中,全部内容包括日期和信尾问候 语,都从左侧顶格开始.段落开头不空格,各段之间空两行. 修正齐头式,是使用最为广泛的一种格式,商业和私人信件都可以使用,尽管在私人信件中不一定要写回邮地址和封内地址.使 用没有印刷信头的普通信纸时,这种格式最合适.与齐头式不同,发信人地址,日期,信尾问候语和签名都从中间开始写.其余部分 从左边开始. 写信人签名(Wri (Writer's Signature)
  10. 写信人签名(Writer's Identification/ Signature) 写信人的签名,名字和头衔(如果适用),写在信尾问候语同侧三四行以下的位置.应亲笔签上写信人自己的姓名.如果是用打字 机或电脑写的信,在写信人签名的上方,同样应该打上写信人的姓名. 附注(Notions)
  11. 附注(Notions) 附注写在写信人签名下两行的位置,附注包括参考缩写,附件的数目和内容以及将收到这封信副本的人员名单.附注写在左侧. 信尾问候语(Complimentary
  12. 信尾问候语(Complimentary Closing) 信尾问候语是写在信尾的告别话语,例如 Sincerely,; Sincerely yours,; Yours sincerely,; Friendly yours,; Truly yours,; Yours truly,; Cordially yours,; Yours cordially,通常位于正文两三行以下.第一个单词的第一个字母要大写,最后以逗号结尾. 附言(Postscript
  13. 附言(Postscript PS or P.S.) 附言用来说明没有包括在信中的想法和内容.通常在附注下两三行的地方,从左侧顶格写起.在促销和私人信件中,附言也可以 用来强调写信人请求收信人采取的行动和做的考虑. 除以上几个部分外, 有时一些英语书信还包括:
  1) ( 附件 (Enclosure), Enc. 表示, 以 如"附有...证明"应写为 Enc…Certificate; ... (
  2)再启 (Postscript),以 P.S. 表示;(
  3)抄送件(Carbon Copy to…),以 c.c. 表示,说明一式多份抄送其他有关人员.这些 都是次要的补充部分.P.S. 主要在私人信件中使用,事务信件中应避免使用,以免造成写信人粗心大意的印象.Enc.和 c.c. 大都用 在商贸信函中.
  2.书写款式 英语书信的款式一般有两种:齐头式 (Block Style) 和折衷式 (Semi-Block Style).齐头式常常在商贸,官方以及一些正式的信件 中使用,以显示信件内容的严肃性,真实性,可靠性.而折衷式则显的比较随便,主要用于家人,朋友,私人之间来往的信件.如果 两人之间不是第一次通信,相互比较了解,可以省略信内的双方地址.以下分别介绍齐头式和折衷式信件两种款式. A: 齐头式信件款式:
注:用齐头式信件写信,其正文与称呼之间空一至二行.每段的第一句句子不需要空格,但段与段之间需要空一至二行.齐头式信件 的信尾客套话和签名可以有两种款式.第一种写在左下方,这是最常用也是最正式的.另外也可以写在右下方,这种形式则表示写信 人与收信人之间的关系比较熟悉随便.下面是另一种齐头式信件的格式. 齐头式信件款式: (范文
  2.)
B: 折衷式信件款式: 用折衷式书写信件,其正文与称呼之间空一至二行.第一段第一句的第一个单词必须在 Dear 称呼的直接下面.以后每段开头都要与 第一段第一个字对齐.信尾的客套话和签名都写在右下方.朋友之间写信一般都使用折衷式,而且称呼与正文之间一般不空行.具体 款式和要求参见后面的一些信件. 以下是一封折衷式信件.

  3.信件书写要求: 写英语信件一般可以使用打字机,电脑,朋友之间比较随便的信件也可以用钢笔,圆珠笔甚至彩色笔,但不宜用铅笔.不管你用什么 形式书写,一些重要的信件,签名处必须用深蓝色或黑色墨水笔签名. (二)各类常用信件
  1)感谢信

  2)祝贺信

  3)邀请信

  4)一般信件

  5)商业信件

  6)求学信

  7)出国留学推荐信 ( Recommendation Letter for Studying Abroad )
随着我国出国留学生日年增多一般,大部分学生需要在出国前让自己的老师,导师或领导写一份出国推荐信,从而可以在信中告知对 方学校申请人的学历,能力,为人处世等方面的情况.如果推荐信是写给对方某某人的,开头用 Dear… ,如果是写给对方单位或学 校的,则开头可以用 To whom it may concern, 或 To Whom It May Concern,(意为:有关负责人). 以下是一封出国留学推荐信:
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