弃我去者, 弃我去者,昨日之日不可留 乱我心者, 乱我心者,今日之日多烦忧
第二章 涉外商务信函的翻译 第一节 商务信函简介 一 商务信函的 12 种要素
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信头( 信头(letterhead) ) 案号 (reference) 日期 (date) 封内地址 (inside address 注意项 (attention line) 称呼 (salutation)
? 事由栏 (subject)
信的正文 (body of letter) 信尾敬语 (complimentary close) 签名 (signature) 缩写名、 缩写名、附件及分送标志部分 (IEC: initials, enclosures and carbon copies block) ) 附言 (postscript)
商务信函实例 1 Kee & Co., Ltd 34 Regent Street London, UK Inside Address 收信人地址 Dear Sirs,Salutation 称呼 We have obtained your name and address from Dee &Co. Ltd, and we are writing to enquire whether you would be willing to establish business relations with us. We have been importers of shoes for many years. At present, we are interested in extending our range and would appreciate your catalogues and quotations. If your prices are competitive we would expect to place volume orders on you. We look forward to your early reply. Yours faithfully, Complimentary Close 客套结束语 Tony Smith Signature Block 签名栏 Enc: invoice for consulting Notation 商务信函实例 2
services
Enclosure
1117 The High Road Austin TX 78703 6 June 2006 MR. David Patricks ……Road, Yiwu Zhejiang Province. China (PRC)
about my bamboo baskets on September 15,19
  98.I sent you a company catalog at that time. I can send you a second catalog if you need? You are not the only importer in Brazil that has asked us about bamboo baskets. I have also received inquires from ABC company, Universal Co Ltd in Brazil, but they always inquired another kind of baskets. I will introduce this kind of basket for you if you need. Would you like me to help you by making a special sample for you Brazil market? ? We are a professional bamboo products manufacture with 14 years experiences in China, offering over 1,500 various kinds of bamboo products and monthly output up to 5 millions pieces. We are the best manufacturer that you can trust in China. The details for the product (as the attached photo) you inquired as following :FOB XXX,Min.Order:2,000,Price:USD
  1.80/pc,Delievery Time:30 days after the receipt of send you a smaple with catalog together. ? I look forward to see your reply!
?Dear buyer: ? It is good to hear from you again. You inquired
?买家您好 买家您好, ? 很高兴再次收到您的查询:您在去年 9 月 15 日曾向我们查询过竹篮,那时我们曾寄过公司 很高兴再次收到您的查询: 日曾向我们查询过竹篮,
目录给您,如您需要我可再寄一次给您。 目录给您,如您需要我可再寄一次给您。 您并不是巴西唯一向我们查询过竹篮的进口商,我们也曾收到来自巴西 ABC、Universal 您并不是巴西唯一向我们查询过竹篮的进口商, 、 等的进口商的查询,但他们总是查询另一种竹篮, 如您有需要,我可以向您介绍那一类的竹篮, 等的进口商的查询,但他们总是查询另一种竹篮,如您有需要,我可以向您介绍那一类的竹篮, 您是否希望我为您的巴西市场做些特别的样品给您? 您是否希望我为您的巴西市场做些特别的样品给您? 种多样的竹制品, 我们是有十四年专业竹制品经验的中国制造商和提供超过 1,500 种多样的竹制品, 月产量达五 百万个,是您最值得信赖的中国竹制品供应商。您询问的产品如附图资料如后: XXXXXXXXXXXX。我明天会寄一份目录给您,若您能提供您的快递帐号,我们将把样品一 寄一份目录给您, 。我明天会寄一份目录给您 若您能提供您的快递帐号, 同寄给您! 同寄给您! 2 涉外商务信函语篇风格的特点,也称 7C 原则 涉外商务信函语篇风格的特点,
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  2.1 完整 (completeness)
  2.2 简洁 (conciseness)
  2.3 具体 (concreteness)
  2.4 正确 (correctness)
  2.5 清晰 (clarity)
  2.6 体谅 (consideration)
  2.7 礼貌 (courtesy)

  2.1 完整 (completeness) .
实例解说: "Cellulose Tape 1/2"x 3yds, with plastic dispenser 700 doz./ ditto-but 1/2“ x 5 yds, 1,000doz.” 这是出口商接到的一份定单中有关商品品名,规格和数量的内容。 中文意思是: “纤素带(幅)宽半英寸,长3码,带塑料包装容器,7
  00打; 纤素带( 宽半英寸, 带塑料包装容器, 0 纤素带 同上,但(幅)宽宽半英寸,长5码,1000打。” 同上, 宽宽半英寸, 1000打 问题是后半句不清楚。 在这里表示前面提到的商名称纤维素带, 问题是后半句不清楚。 “ditto”在这里表示前面提到的商名称纤维素带,但不能包括 带塑料包 在这里表示前面提到的商名称纤维素带 但不能包括“带塑料包 要塑料包装容器没有说清楚,不完整。 装容器”,因此,幅英寸长5 装容器 ,因此,幅英寸长5码的纤维素带是否 要塑料包装容器没有说清楚,不完整。 所以最好改成: 所以最好改成: "Cellulose Tape 1/2"x 3yds, with plastic dispenser 700 doz. Cellulose Tape 1/2" x 5yds, , with plastic dispenser 1000 doz.这样既完正,又清楚明确,不引起误解。 这样既完正, 这样既完正 又清楚明确,不引起误解。
  2.2 简洁 (conciseness) .
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"简洁"是有客观标准的。虽然西方国家的作者之间在怎样用词才算"简洁"方面还是有争论 的,不过他们的一些看法还是有一定参考价值的。 怎样才能使商业书信"简洁"? 西方国家作者有很多建议,先介绍如下: 陈旧的与传统的商业术语(Commercial jargon)对信的内容
?(一) 避免使用陈旧的商业术语
没有什么作用,应该避免使用。
?Ex
  1: :
Wordy: We wish to acknowledge receipt of your letter of November 14 with the check for Stg.10 enclosed and wish to thank you for same
?Concise: We appreciate your letter of November 14 and the check for Stg. 10 you sent with it. ?例二: ?Wordy:
We take liberty to approach you with the request that you would be kind enough to introduce to us some exporters of cotton textiles in your cities. Would you please introduce to us some exporters of cotton textiles in your city?
?Concise:
Please introduce to us some exporters of cotton textiles in your city.
?
要长话短说, (二) 要长话短说,避免罗嗦
?通常商业人士每天需要阅读大量的书信,对开门见山,长话短说,直接切题的信特别欢迎。因 通常商业人士每天需要阅读大量的书信,对开门见山,长话短说,直接切题的信特别欢迎。
写信要力求长话短说, 此, 写信要力求长话短说, 例如: 例如: 不要写
?Please see that an enquiry is conducted to determine the reason.
应写作
?Please find out the reason.
不要写
?We express our regret at being unable to fulfill your order on this occasion.
应写作 ? We are sorry we cannot meet your present order. 要使用简洁的语言,有可能的话, 尽量使用单词来代替某些娇柔做作的短语。 要使用简洁的语言,有可能的话, 尽量使用单词来代替某些娇柔做作的短语。 删去不必要的形容词,如下列句子中的形容词或副词删去后并不影响句子的原意: 删去不必要的形容词,如下列句子中的形容词或副词删去后并不影响句子的原意: The proposal is under (active) consideration. The answer is (definitely) correct. I would (rather) think the fare is too high. The (true) facts are as stated .
要注意每句句子的长短 例如: 例如: ?“We would like to know whether you would allow us to extend the time of shipment for twenty days, and if you would be so kind as to allow us to do so, kindly give us your reply by cable without delay.”
?(三) 三
?这句话过分 客气 ,使句子过长而不清楚。内容要求对方同意延期交货 20 天,一般情况下, 这句话过分“客气 使句子过长而不清楚。 客气”, 一般情况下, 应尽可能提出延期到那一天的具体日期。 应尽可能提出延期到那一天的具体日期。 ?这句话可压缩为: 这句话可压缩为:
"Please reply by telegram immediately if you will allow us to delay the shipment until April
  21." .
  2.3 具体 (concreteness)
  2.4 正确 (correctness) . ?商业书信必须写得正确, 商业书信必须写得正确, 因为它涉及到买卖双方的权利, 义务, 厉害关系, 因为它涉及到买卖双方的权利, 义务, 厉害关系, 是各种商业单据 如 ( 合同)的根据。 广义的说,商业书信的正确性表现在: 合同)的根据。 广义的说,商业书信的正确性表现在: ?(一) 运用正确的语言水平 ?(二) 叙述得正确 ?(三) 数字要正确 ?(四) 正确理解和运用商业术语 合适的写作技巧或方法, (五) 合适的写作技巧或方法,以及正确运用其他 的六个"C 。 的六个 C"。
(一) 运用正确的语言
(二 )叙述得正确
?叙述得正确: 叙述得正确:
商业书信的内容要叙述得正确, 不要说得不够(Understatement),更不要说 商业书信的内容要叙述得正确,既不要说得不够 , 得过头(Overstatement)。 。 得过头 ?[例一 This stove is absolutely the best (or: the very best) on the market. 例一] 例一 (这种炉子是市场上绝对最好的炉子。) 这种炉子是市场上绝对最好的炉子。 这种炉子是市场上绝对最好的炉子
?这句话是用来介绍商品的,但没有具体介绍商品的性能,而是抽象地断定这种炉子是 市场上 这句话是用来介绍商品的,但没有具体介绍商品的性能,而是抽象地断定这种炉子是“市场上
最好的”。这样介绍商品,不但不能达到推销的目的,反而使人对写信人有 卖狗皮膏药 卖狗皮膏药”的感 最好的 。这样介绍商品,不但不能达到推销的目的,反而使人对写信人有“卖狗皮膏药 的感 觉。 [改写] Our model A195 is designed on modern lines, without any increase in fuel consumption, 25% more heat than the older models. So you will agree that it is the outstanding stove for economy of fuel. 我们的A 型炉子是按近代样式设计的, (我们的A195型炉子是按近代样式设计的,在不增加燃料消耗的情况下,比其他 我们的 195型炉子是按近代样式设计的 在不增加燃料消耗的情况下, 各种旧式炉子温度高25%。所以 你会同意 这是优良的节约燃料的炉子。 25%。所以, 同意, 各种旧式炉子温度高25%。所以,你会同意,这是优良的节约燃料的炉子。) (三) 字要正确 字要正确: 字要正确: 做对外贸易离不开数字。 对商业书信中的数字的正确性要特别加以注意,有时“失之毫 做对外贸易离不开数字。 对商业书信中的数字的正确性要特别加以注意,有时 失之毫 差之千里”。甚至引起不同的理解。 厘,差之千里 。甚至引起不同的理解。 以上”, 以下 以下”, 以前 以前”, 以后 以后”, 从 到 等的表达法 (a)“以上 ,“以下 ,“以前 ,“以后 ,“从….到... ”等的表达法 ) 以上 (b)二美元和二美元以上 ) $2 or (and) $2 above (over) 不少于50 50罗的定单 不少于50罗的定单 50gross or (and) up (upward, upwards) (四) 正确理解和运用商业术语
?理解和运用商业术语 : ?一般常用的商业用语用字简洁,意义明确,使用得好,工作进行得顺利,使用得不好,就会 一般常用的商业用语用字简洁,意义明确,使用得好,工作进行得顺利,使用得不好,
引起混乱,误解,甚至产生不必要的纠纷 引起混乱,误解,甚至产生不必要的纠纷.
?如:You ask very short delivery for your order. ?写信的人原意是说“你们要求赶快交你们的定货。” ?可是 short delivery 不是快点交货的意思,而是“短交”的意思,这就用错了商业术语。 ?因此,应该说: ?Your require quick (prompt) delivery of your order.
(五)正确运用其他的六个 "C"。
  2.5 清晰 (clarity) . .避免使用可能产生不同理解或意义不明确的词 (一) 避免使用可能产生不同理解或意义不明确的词 . 例一〉 〈例一〉 ? As to the steamers sailing from Hongkong to San Francisco, we have bimonthly direct services. (从香港到旧金山有直达船,) 但是 bimonthly 究竟是一个月两次即半月一次呢,还是两个月 从香港到旧金山有直达船, 究竟是一个月两次即半月一次呢, 从香港到旧金山有直达船 一次?不明确。 一次?不明确。 最好清楚明白说明"一个月两次 还是"两个月一次 一个月两次"还是 两个月一次” 因此,最好清楚明白说明 一个月两次 还是 两个月一次
?(a) We have two direct sailin
 

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