英语应用文写作指导
应用文,尤其是信函,是人类交际的重要媒介,是人与人之间表达情感、传递信息、沟 通思想的重要桥梁。书信往来在大学生活中起着重要的作用,无论你在国内求职,还是想联 系国外学校,无论你想和身处异地的老朋友叙谈友情,还是想和新朋友加深了解,书信都可 以发挥重要的作用。 然而,虽然人人了解信函的重要作用,但写成一篇好的书信并非易事。尤其是用外语来 写信时,需要掌握一定的技巧,并经过反复练习,才有达到较高的水平。 在书信类写作题目中,常常是给定一个情景,然后在理解的基础上,给相关的人士写一 封信,并在信中明确表达自己写信的原因、动机、目的和愿望等。文章所涉及的内容多种多 样,但大部分与日常生活比较贴近, 书信的内容可能千变万化,如邀请信、申请新、 求职信、 感谢信、道歉信、 批评信、 投诉信等, 然而万变不离其宗, 只要掌握了英语书信的基本格式, 并学会使用恰当的词句,就能写出一篇符合要求的应用文。 近年来应用文写作题型中还出现了日程安排解说词、 竞选演说词等题目类型, 所以除书 信以外,我们还要多注意应用文的其他类型。本讲分四个部分,第一部分介绍常用信函类的 应用文写作, 首先对一般书信的基本写法作一介绍, 然后按照书信的功能依次对常见的书信 类型的写法逐一介绍; 第二部分介绍非信函类应用文的写作, 包括近年来在四六级考试中出 现的如日程安排解说词、 竞选演说词等应用文写作新题型; 第三部分列举应用文的常用参考 句型,最后提供十个常见的应用文写作题目及参考范文。
一 (一) 一般书信的基本写法
常用信函写作

  1.书信的结构
  1) 信头(Heading)。包括寄信人的姓名、地址和写信日期,通常写在信纸的右上角。注 意日期的几种写法: a. July 7, 2006 b. 7th July, 2006 (在便条中可写作 6/7/20
  06) c. 7 July, 2006 d. July 7th, 2006
  2) 信内地址(Inside Address)。 包括收信人的姓名和地址, 写在左上角低于发信人的地址、 日期一至二行处,且应当与信封上收信人的姓名和地址一致。
  3)称呼(Salutation)。写入信内地址下方。通常有以下几种写法: a) Dear Professor / Prof. White, b) Dear Mr. / Ms. / Miss / Mrs. Johnson, c) Dear Sir / Madam / Sir or Madam, d) To whom it may concern, e) Dear colleague. 注意事项:
a) 私人信件的称呼较为随便,通常以名(the first name)相称,而正式信件必须以姓 (the surname)相称。 b) 称呼后的标点符号按照美国人的习惯也可以用“:”。 c) “Ms.”用在不明确收信人婚否时。 d) “Sir or Madam”用在不明确收信人性别时。 e) “To whom it may concern”用以称呼不明确的收信人。 f) “Dear colleague”用以称呼相同职业的收信人。
  4)正文(Body of Letter)
  5)结束语(Complimentary Close) 包括两个部分:敬语和签名。在正信函中不、还包括打印的寄信人姓名。敬语通常 写在信纸的右下角, 第一个字母大写, 结尾加逗号。 正式信函通常用: Yours truly, Yours sincerely, Sincerely yours, Sincerely, Cordially yours, Yours cordially 等。而私人信函比较 随便,通常用:Affectionately, Fondly, Love, Yours with love, With best wishes, Yours, As ever, 也可以用作正式信函的敬语。 正式信函中的签名之下有打印的全名以及寄信人的职务, 而私人信函和签名则可随 便些,正式的信函签全名。
  6)附加内容(Enclosure) a) 如信内附有另外文件,应该在信末的左下方写上“Enclosure(s)”或 “Enc.以 提醒收信人,意为“随信附上”。 b) 如需要补充信件的内容,需在左下方写上“P.S.”加以提醒,意为“又及”。比 较正式的信件最好少用或不用,因为这是一种考虑欠周的表现. c) 在正式信件中,如果需要收信人回信,需在信末的左下方写上“R.S.V.P.”, “意 为务必回信”。
  2.书信的格式 书信有两种格式,齐头式与缩进式。前一种所有的段落顶格开始,正文的段落之间空 一行。缩进式所有的段落空至四至五个字母开始,正文段落之间不能空行。
  3.信封 (Envelope ) 信封正面的正中写收信人的姓名地址。依次顺序为:第一行:是收信人的姓名,前面 带称呼;第二行,房间号,门牌号,街道名称;第三行,城市/ 县名,州名,邮政编码; 第四行,如果是国际信件,写国名。寄信人的姓名地址按同样的顺序写在信的正面的左 上角, 也有的写在西式信封背面的封口舌头上。 英语信封上下并列式和享有缩进式两种。 具体示范如下:
From Arthur Zheng School of English Languages Beijing University Beijing, 100091 China (发信人姓名、地址) Mr. John Smith 305 Harrisburg Blvd. Houston,Texas 44553 U.S.A.
Stamp
(收信人姓名、地址)
(1)上下并列式(Block Style) 上例中 44553 为邮政编码(Zip Code)
From Arthur Zheng School of English Languages Beijing University Beijing, 100091 China (发信人姓名、地址) Mr. John Smith 305 Harrisburg Blvd. Houston,Texas 44553 U.S.A. (收信人姓名、地址)
Stamp
(2)向右缩进式(Intended Style ) 信函写作的具体要求,第一要语气适当,措辞谨慎。信函是人与人之间用书面形式进行 交谈的一种方式,就像面对面进行交谈一样,应尽可能地注意礼貌,同时应把握阅信人的观 点,不要让对方误解你的观点。此外,应根据信函目的的不同适当调整语气,比如求职信应 坦诚、自信,道歉信应诚恳、委婉,批评信严肃、认真,交友新则应亲密、友好。其次是要 简洁、 直接。 由于书信的篇幅有限,写信人要注意简洁扼要,直截了当,避免使用一些官话、 套话,以节约阅信人的时间。同时还要注意表达的真实、自然。题目中所给出的情景在情节 上往往非常有限,因此需要写作者充分发挥自己的想象力,把信写得真实自然,令人信服。
(二) 各类常用信函的写法
批评、抱怨、
  1. 批评、抱怨、投诉信的写法 写此类信应注意以下三点: (
  1)表述抱怨内容,客观真实地表示对此事的感受; (
  2)有策略地要求对方做出解释,并提出本人对此事的建议; (
  3)巧妙地警告对方。 让我们来看看下面的范例: Dear Mr. Smith, My name is Wu Yue. I am an ordinary consumer of your shop. I venture to write you a letter about the service in you shop. The focus of the complaint is the cashier’s attitude. For one thing, one of your cashiers shortchanged me a few days ago when I purchased several items and yesterday the same thing happened for the second time in this month. For another, I’m afraid that your clerks are too rude to answer customer’s questions. Honestly speaking, some of your staffs are very hard working and
polite, and they make customers’ shopping easy and happy. But some of your staffs’ services have really damaged the reputation of the supermarket. Besides, some of them are not very kind to the customers when they mistakes are pointed out. All in all, there is still much for improvement. I do hope you can take time to set service standards for your staffs and offer some training to them. Thank for your time and consideration. Sincerely yours, Wu Yue 从上述范例我们可以看出,批评、抱怨、投诉信一般包含下列信息:(因各类信函都包 含信件启首与信件结尾的常用语及与签名,这些信息在此从略)
  1. 写信人的姓名
  2. 作者的身份
  3. 表述抱怨内容
  4. 提出抱怨内容的核心点
  5. 抱怨内容的具体方面
  6. 客观的评论
  8. 抱怨内容产生的原因
  9. 总结所抱怨事情有改进空间
  10. 表达本人的愿望

  2. 建议信的写法
建议信是想某人对某事提出写信人的建议。建议信要写出写信的原因,建议的内容,提 出建议的理由,提出合理请求性的建议,以便使对方接受自己的想法,主张,因此要求建议 信要写得简明扼要,目的明确,理由充足,具有合理性和说服力。 下面我们来看范例: Dear Lucy: I am delighted to learn that you will graduate from the university next year. It has been a pleasant surprise to hear from you again after such a long time. In my opinion, to find a job after graduation is the best choice for you. On the one hand, you can put what you have learned into practice. On the other hand, you can make a living on your own instead of depending heavily on your parents. As to which job to take, I suggest that you choose one that allows you to bring your knowledge and ability into full play. If you have much spare time after work, you can study by yourself and keep on improving your skills. It is unnecessary for you to work overtime. In addition, you can take the postgraduate entrance examination in some years if you want to. I am sure you will a bright future. Please inform me when you have come to a decision. I am looking forward to your reply. Sincerely yours, David 分析上述范例我们可以看出,建议信一般包含下列信息:
  1. 写信的原因
  2. 引出作者的建议
  3. 表达建议的内容

  4. 提出建议的理由
  5. 具体到某一方面的建议内容
  6. 提出供对方选择的条件
  7. 对建议内容的评价
  8. 对建议内容所作的承诺
  9. 表达本人的愿望
  3.求学/求职信的写法 求学/
  1)求学信的写法 求学信与求职信同属于申请信,是常见的正式信函类型。求学信,通常为个人陈述,其 目的是打动所申请就读学校的领导和教授,以获得录取资格。其内容大致包括:事由,即申 请就读该校的原因;自己的情况简介(包括学业,工作经历,社会经历,性格,兴趣爱好等 表现自己综合和特别才能);对所申请的学校,专业以及教授的认识和看法以及对该专业今 后所针对的职业的打算等。我们来看看下面的范例: Fang Zheng Education Department Beijing Normal University 4 Xin JIekou Wai Da Jie Haidian District, Beijing 100875 P.R.C. January 25,2006 Chairman David Smith Education department, Cornell University Kennedy Hall, 4th Floor Ithaca, NY 14853 U.S.A. Dear Professor Smith, I have read the annual prospectus issued by your school and found that it has the best graduate program of education studies, which you are currently presiding over. I am greatly interested in the program and hope that I could do my Dr. degree under your instruction. I am working at the education department of Beijing Normal University as the director of the program of psychological studies. I have developed skills as well as the abilities on conducting group work in psychological researches. Also, I have learned to appreciate the spirit of experiment that is supremely important in my work. I hope I could update my knowledge for a better career. I graduated from the same university four years ago as an MA in juvenile psychology. In college I took such courses as juvenile psychology, American psychological studies, history of psychology, higher education administration and other psychological studies. My English is excellent as two of my college years were spent in the States. I have interest in a wide range of fields, such as history, music, philosophy, sports and travel. I was a major member of several campus clubs including Flyer’s Disciples, Tomorrow of China’s Education and Skinner’s Lab. Two of my former professors and the present dean of our department have kindly written letters of recommendation for me, as enclosed with this letter. I would be very grateful if you could send me the necessary forms and any information about financial aid in your program. I look forward to hearing from you soon.
Sincerely yours, Fang Zheng 结合以上的例子分析可以看出,求学申请信一般包含如下内容:
  1. 介绍自己获悉对方学校的信息
  2. 表达自己申请该校就读的愿望
  3. 开始介绍自己的情况
  4. 具体介绍自己的工作能力
  5. 进一步介绍自己其他方面的能力
  6. 介绍自己在大学所学的专业和其他课程及特长
  7. 提出自己将获得教授的推荐,争取对方学校的信任
  8. 再一次发出请求,并表达自己的感激之情
  9. 结束语
  2)求职信的写法 求职信的目的就是把自己推销给雇主, 需要毫不保留地展示自己的才能, 又不能弄虚作 假。其基本内容包括:事由,即求职的原因;本人情况的简介;对所求职位及雇主的看法和 认识以及就职打算等。我们来看范例: January 15, 2006 Dear Mr. Brand, I am applying for position of software programmer advertised in Talents magazine. I majored in computer science. My training in FoxPro, Visual C+ +, etc. definitely meets your qualifications. My complete resume is attached. I will graduate on July ,2007 from Beiwen University。 In addition to the required courses of this program, I have worked as a part-time programmer in IBM fo
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