2006 年第 6 期 总第 142 期
南京财经大学学报 Journal of Nanjing University of Finance and Econom ics
No. 6, 2006 Serial No. 142
用“ 体裁分析 ” 方法研究商务英语信函特点
李俊儒
(南京财经大学 外语系 , 江苏 南京  210003 )
摘要 : 本文对体裁分析方法 、 商务英语体裁分析的步骤进行了阐述 。并利用体裁分析方法对商务信函进 行了具体的分析 。通过对一篇还盘信函的剖析 ,笔者认为 ,商务英语信函的特殊交际功能决定了其体裁的特 殊性 。因此 ,分析不同的商务信函 ,需对其交际目的 、 语篇程式 ,语言功能 、 主要语气和语用策略等进行分析 , 才能更好地理解和创作出符合国际贸易特定体裁惯例的语篇 。 关键词 : 体裁分析 ; 商务英语语篇 ; 商务英语信函 中图分类号 : H319    文献标识码 : A    文章编号 : 1672 6049 (20
  06) 06 0089 04    、 一 引言 体裁分 析 ( genre analysis) 大 体 分 为 两 个 学 派 : 以
Swales和 B hatia 为代表的“Swalesian Schoo l” 和以 M artin ( 为代表的“A ustralian Schoo l” Kay H. , T D udley2Evans: . 1998 ) 。国内主要有秦秀白 ( 1997, 2000 ) 等作过介绍 。
骤作为语篇分析的出发点 , 多以学术和职业语篇作为分 析对象 。Australian School则把体裁划分为与牙医约会 、 讲故事 、 求职 、 请人吃饭等交际事件 , 重点分析这些交际 事件的图式结构 ; 在教学领域 ,他们围绕报告 、 阐释 、 讨论 和说明等交际事件开展教学活动 。下图简要介绍两个流 派惯用的体裁分析方法 。
Move 语步
  1. 确 立 研 究领域 Step 步骤 1 建立中心议愿 ,并 /或 2 概括论题内容 ,并 /或 3 回顾研究成果 1a反面论证 ,或
  2. 设 置 合 Swales 1990; 适的研究 科研论文 地位 1b指出研究差距 ,或 1c提出问题 ,或 1d继续前期研究 1a概述研究目的 ,或
  3. ( 占 据 研究地位 ) 1b通报当前研究状况 2 通报主要发现 3 介绍科研论文结构
体裁分析是一种十分有效的分析方法 。这样的分析
不仅能分析出语篇的交际目的 , 而且能分析出作者在达 到目的时使用的策略技巧 。这种方法对于分析不同类别 的体裁 ,十分有效 。在具体的分析中 , 可以根据需要 , 侧 重某一层面或某几个层面的分析 。下面将运用体裁分析 的方法 ,对商务信函语篇做一具体的分析 。 二、 体裁分析
体裁分析既涉及文体分析 ,又涉及语篇分析 ,是多学
科交叉研究的产物 ,其根本宗旨是研究交际目的和语言 使用策略 。 体裁分析将语言学的分析方法与社会学和心理学的
方法紧密结合起来 。语言学分析方法主要用来描述语篇 的语言特点 ; 社会学方法则是把语篇作为社会现象和社 会行为来研究 ; 探讨语篇的社会性和规范性 ,从而揭示特 定体裁结构得以形成并能沿用的社会文化因素 ; 心理学 方法则研究语篇的认知结构和建构策略 , 探索特定的交 际目的是如何在语篇中实现的 。 在分析语篇时 ,“Swalesian School” 通常以语步和步
收稿日期 : 2006 07 08
基金项目 : 江苏省教育厅人文社科研究课题 ( 04SJ7400
  16)
作者简介 : 李俊儒 ( 1956 ? ) ,男 ,辽宁葫卢岛人 ,南京财经大学外语系教授 ,研究方向为语言学 、 语篇分析 。
? 89 ?
Bhatia (19
  93) 求职信
1 提出或陈述候选身份 2 确定任职凭证 3 提出足以激励对方接受申请的凭证 4 附寄有关文件提及所附材料 5 采取施压策略 6 索求回音 7 礼貌收尾
验证并完善个人看法 。 语篇的体裁不同 ,交际功能不同 ,不仅导致其语言风 格不同 ,而且导致其组句成篇的模式有异 。 体裁分析 ” “ 能帮助我们解析语篇的组织模式 , 从而挖掘特定语篇所 具有的特定的宏观认知结构 。 从“ 体裁分析 ” 入手来解析语篇的宏观结构模式是 个十分复杂的问题 。在这方面 , 国外学者已作了不少尝 试 ,针对不同的体裁提出了不同的分析模式 。

  1. “ 问题 解决型 ”伯明翰大学的 M ichael Hoey在 :
Ventola (19
  95) 柜台服务
1 打招呼 2 柜台引导 3 主动提出服务 4 服务 5 成交 6 递送商品 7 付钱 8 结束服务 9 告别
继承他人研究成果的基础上 , 对这种语篇模式进行了十 分详尽的论述 (Hoey: 19
  83) ,将其分解为“ 情景 问题 反 应 评价 /结果 ” 等组成部分 。

  2. “ 设定 真实型 ” Hoey 以及 M ichael M cCarthy & : Ronald Carter(19
  94)讨论了这种语篇模式 。
  3. “ 一般 特殊型 ” Hoey ( 1983 )认为 ,这种语篇结构 :
可分为两类 : 一类是“ 一般 例证型 ”另一类是“ , 预览 细 节型 ” 。

  4. “ 匹配比较型 ”据 Hoey ( 1983 ) 所述 , 这种类型的 :
   、 三 商务英语体裁分析 商务英语具有鲜明的专业特色 , 有其独特的语篇结 构和语言形式 。而传统的商务英语教学或研究还停留在 语域分析阶段 ,教师或研究者一般仅涉及一些与商务有 关的专业词汇或一些显著的句法特征 , 效果不甚理想 。 “ 体裁 ” 分析给了我们很多的启示 , 有许多值得我们借鉴 的地方 。 近 30 年来 ,众多研究者从不同的角度对体裁分析进 行探索 ,使得体裁分析借鉴并融合了语言学 、 社会学 、 心 理学等多种学派理论的分析方法 。根据 Bhatia 的方法 , 对商务英语体裁分析研究包括以下 7 个步骤 :

  1. 对体裁进行情景分析 。选择一定量的商务英语
语篇模式常用来比较事物之间异同之处 ,常与“ 一般 特 殊型 ” 配合使用 , 以构成较长的语篇 。 Hoey 认为 ,“ 匹配 比较型 ” 的语篇模式可以用在说明文 、 论说文 、 书信以及 叙事结构和诗歌体裁中 。

  5. 叙事结构模式 : Labov ( 1972 ) 根据随意谈话的自
然叙事顺序 , 提出了包含六个环节的完整的叙事结构 :
(
  1)点题 ; ( 2 ) 指向 ; ( 3 ) 进展 ; ( 4 ) 评议 ; ( 5 ) 结局 ; ( 6 )
回应 。 如果能够很好地运用 Swalesian School 和 Australian
School两个流派体裁分析的理论和分析方法 , 借鉴这五
体裁的代表文章 ,利用自己的经验 、 文章的内在线索以及 平时的知识积累来把握文章特定的使用场景 。

  2. 资料收集 。查阅文章所属体裁及相似体裁的语
种模式 ,对商务英语中商务书信语篇做一些具体的分析 , 研究其语篇特征及其运用 , 无疑会使商务书信的运用更 加符合行业规范 ,符合相应交际语境的语篇建构方法和 语用策略 。也能在教学中 ,按照上述要求提供最佳范本 。 让学生刻意模仿 ,多多练习 ,增强学生对文化交际能力在 商务沟通中的重要性的意识 ,达到语言和交际双赢 。 四、 商务英语信函的体裁分析 体裁分析十分强调分析交流目的和语用策略 。商务 信函旨在解决业务开展过程中的具体事务 , 书信来往伴 随着每一宗业务的启动 、 开展和结束 。但由于商务环节 不同 ,其交流目的和语用策略也不尽相同 。因此 ,分析不 同的商务信函 ,要从其目的入手 ,目的因素不仅能决定信 函内容的构架结构 、 主要语气 , 还限定了一些基本语用 策略 。 在不同环节 ,商务信函的具体语用功能不同 ,如有建 立业务关系的 ,有促销的 ,有索赔的 ,有讨价还价的 ,有传 递业务进展信息的 ,有要求办理各种单证的 ,有要求做代 理的 ,还有向主管部门写业务报告的等等 ,不胜枚举 。商 务信函语用功能的特殊性决定了其体裁风格的特殊性 。
言分析 、 此类文章体裁分析的方法及理论 、 针对本体裁使 用者的各种手册及指导书 、 本体裁使用者的社会结构 、 相 互交往 、 历史信念及未来目标进行分析 。

  3. 确认体裁的使用场景 。明确该体裁的作者 、 读者
及他们之间的关系和目标 , 体裁使用者的历史 、 社会文 化、 哲学和职业背景 ; 追溯该体裁的渊源 ; 明确该体裁的 要旨 。

  4. 选择范本 。精心选择典型文章进行详细分析 ,随
意挑选数篇文章进行浏览 , 选不同特色的文章利用数据 库进行综合分析 。

  5. 分析体裁的规定性 。包括本体裁所使用的系统
和方法 、 制约本体裁语言的社会 、 文化及学术规则 。

  6. 语言层面分析 。包括以下三个层面 : 词汇 语法
特征 、 文本特征和结构特征 。

  7. 专家咨询 。咨询经常使用本体裁的专业人士 ,以
? 90 ?
我们可以采用体裁分析的方法 ,搜集大量商务信件 , 并进行分类 、 归纳和整理 ,对各种不同目的的商务信函进 行分析 ,以便说明目的因素和语篇内容结构及语言策略 之间的关系 (李宣松 : 1997; 许菊 : 2004 ) 。 下面将运用体裁分析的方法 , 对商务书信语篇做具 体分析 。 商务信函段落的发展多数呈层次结构关系 , 它以引 言中所指向的话题为基础 ,句子层层积累 ,用相应的连接 关系词 ,把多个层次的句子连接成一个纵向的层次结构 , 其中较多使用递进 、 、 转折 因果的连接关系 。下面以一封 还盘 ( counter offer)的商务信函为例 ,分析其语篇特征 。 还盘信函的语篇程式一般包括以下五个层次动向 :
( 1 )感谢卖主报盘 ; ( 2 )对不能接受该盘表示歉意 ; ( 3 ) 阐
为子实现语篇的连贯所使用的衔接手段 。另外 , 该信函 在遣词造句方面均具有独特的风格 。例如 , 以本方和价 格作为句子的主位 , 使用虚拟语气 Had your own p rices
ders和被动语态 are obliged, 体现了写信人诚恳 、 周到的 been within our reach we could have p laced regular large or2
态度 。
如果不了解还盘信的语篇程式 , 很可能忽略了对卖
主报盘表示感谢这一步 , 直截了当地回绝对方的报盘 。 而感谢对方报盘在这类不愉快信件 ( bad newsletter) 中可 起到缓冲器 ( buffer)的作用 ,即减轻不愉快消息带来的压 因此这些信件如果在实际业务往来中寄到对方业务伙伴 手中 ,就很可能使对方感到不受尊重 。 如果了解了还盘信的语篇程式 , 没有掌握好外贸文
力和打击 , 这也是国际贸易人员语篇社团的一般规范 。
述不能接受的原因 ; (
  4) 提出还盘 ; (
  5) 敦促对方接受还 盘 。例 :
Dear M r L i: . W e are obliged for your letter of 24 th M ay offering us your W hite Cats” “ detergent at $
  8. 45 per case of 140 car2 tons of 250 g, but regret that at this p rice we cannot p lace an under which it is i possible for us to revise our p rices Had m . your own p rices been within our reach we could have p laced regular large orders . W e therefore hope you w ill reconsider your offer and find it possible to offer a lower p rice, calculated on the basis Yours faithfully,
书中特定的语言功能 , 也不能很好地将本方意思恰如其
sing)这一功能时 ,直接一口回绝 ,不留一点余地使用 , 诸
对方接受本方的还盘 , 从而达成交易 。语篇结构呈突出 的五个层次动向关系 。
能接受该 盘 表示 歉意 regret that at this p rice we cannot
p lace an order为第二层动向 ; 再阐述不能接受的原因 W e is impossible for us to revise our p rices为第三层动向 ; 接着 are working to a number of long2term contracts under which it could have p laced regular large orders为第四层动向 ; 最后 ses为第五层动向 。
提出还 盘 Had your own p rices been w ithin our reach we
敦促对方接受还盘 W e therefore hope you w ill reconsider
体现严密的逻辑性和“ 为对方着想 ” 的原则 ; 文中使用表 示转折 、 因果关系的连接词 but, therefore 来推进段落的 进展 ,使用 p rice, order, offer等讨论报价 , 这些是该信函
order W e are working to a number of long2term contracts . of a monthly order for a m inim um of forty cases
这是一个完整的语篇结构 , 其交际目的是为了说服
信中先感谢卖主报盘 ,W e are obliged for your letter of
24 th M ay offering us your W hite Cats” “ detergent at $
  8. 45
per case of 140 cartons of 250 g,为第一层动向 ; 然后对不
ed on the basis of a monthly order for a m inim um of forty ca2
your offer and find it possible to offer a lower p rice, calculat2
把提出还盘和敦促对方接受还盘的事项搁在最后 ,
? 91 ?
分地传递给对方 。如在表达拒绝对方 ( declining and refu2 如“ e wonπ accep t your offer” W e canπ agree w ith your W t 或“ t 如果改一改说法 ,用更符合国际贸易语篇规范 ( discourse
ders 或“Should your p rice be a little lower, we could p lace . a larger order” 对方的感觉就积极得多 ,生意就更有可能 , convention )的语言来表达这一功能 : Had your own p rices
p rice”这种消极 、 , 否定的陈述会使对方往坏的方面联想 。
做成 。
的因素 。下笔之前 , 必须仔细考虑用什么方法来影响对 信函在语气上应做到自然诚恳 ,力求和气 ,避免过分礼貌 的祈使句 、 疑问句 、 被动句 、 条件句和虚拟句等 ,以表示委 婉客气的请求
 

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